Solliciteer direct

Management assistent(e) (0.8 – 1.0 fte)

Heb jij een passie voor het ondersteunen van managementleden bij alle voorkomende werkzaamheden op een afdeling? Hou je ervan om tegelijkertijd met veel verschillende taken bezig te zijn? En krijg je energie van het helpen van collega’s? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

Dit ga je doen
Je werkt in een team van management assistenten. Vanuit jouw rol ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het bestuur en de bestuurlijke zaken binnen het instituut. Daarnaast werk je samen met de collega’s van het instituutsbureau bij het organiseren van evenementen en bij de ondersteuning van het instituutsbestuur.

• Je ondersteunt de bestuurlijke zaken binnen het instituut in brede zin
• Je bent verantwoordelijk voor de HR-administratie binnen het instituut, in afstemming met de HR-adviseur en de instituutsmanager.
• Je maakt afspraken en indien nodig beheer je de agenda’s, in het bijzonder van de wetenschappelijke directeur en de vice-wetenschappelijke directeur
• Je beheert e-mails en handelt waar mogelijk e-mails af
• Je informeert interne en externe betrokkenen over lopende zaken
• Je begeleidt benoemingsadviescommissies (BACs)
• Je bereidt vergaderingen voor
• Je notuleert
• Je organiseert evenementen

Je weet wat er speelt binnen het instituut en pakt zaken snel op. Je hebt snel in de gaten hoe de onderlinge verhoudingen zijn en speelt daar op de juiste manier op in. Samenwerken levert jou dan ook veel energie op. Als werk efficiënter kan, dan zie je dat en kom je met voorstellen tot verbetering.

Hier ga je werken
Het doel van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA)? Bijdragen aan de samenleving. Dit doet de faculteit met hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en (nieuwe) wetenschappelijke kennis. Of het nu gaat om terrorisme, veiligheid, artificial intelligence of een bestuurlijke oplossing voor de woningcrisis, bij FGGA komen hedendaagse vraagstukken uitgebreid aan bod.

In hartje Den Haag, waar belangrijke beslissingen worden genomen, komen studenten en professionals samen om kennis en vaardigheden op te doen. Er wordt veel samengewerkt met universitaire en maatschappelijke partners, wat ervoor zorgt dat studenten de universiteit verlaten met een glimlach en alvast met één been in de toekomst, klaar om een substantiële bijdrage te leveren aan de maatschappij.

FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden. Deze jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve organisatie heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, ruim 3700 studenten en 425 medewerkers. Voor meer informatie over de faculteit klik hier.

Het Institute of Security and Global Affairs (ISGA) is een wetenschappelijk instituut, gespecialiseerd in veiligheidsvraagstukken. Het ISGA is onderdeel van de Faculteit Governance and Global Affairs van de Universiteit Leiden.

Bij ISGA houdt men zich bezig met het analyseren en bestuderen van veiligheidsvraagstukken met een lokale, nationale, transnationale en globale impact. Denk aan crises, inlichtingen, terrorisme, oorlog, geweld en cybercrime. Het instituut wordt gekenmerkt door een multidisciplinaire onderzoeksbenadering.

ISGA is gevestigd in de residentiestad Den Haag, de internationale stad van vrede, recht en veiligheid. Er worden inspirerende interacties onderhouden met andere kennisinstellingen, regionale, nationale en internationale overheden, de private sector en NGO’s.

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur heb je een secretaresse opleiding of ervaring als HR assistent;
• Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale werkomgeving;
• Je bent een collega die ervan houdt om de mouwen op te stropen, die goed kan samenwerken, een gesprekspartner is voor de diverse afdelingen en die klant- en resultaatgericht werkt én bovendien representatief is met een positieve instelling;
• Office 365 heeft voor jou weinig geheimen en je neemt anderen daar moeiteloos in mee;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Affiniteit met de exacte wetenschappen en ervaring in een academische werkomgeving zijn een pré.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 2.870,- en maximaal € 3.771,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Marc Bosma, Instituutsmanager via het mailadres m.bosma@fgga.leidenuniv.nl of telefoonnummer 070-8009512.

Solliciteren kan tot 15 januari 2025.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.

Solliciteer direct