Solliciteer direct

Functioneel Beheerder AFAS (0,8 – 1,0 fte)

Dynamiek en impact, maatschappelijke relevantie én een goede werk-privébalans. Daar kun je op rekenen in deze baan bij het Administratief Shared Service Centre (ASSC) van de Universiteit Leiden. Dynamiek door een divers pakket aan werkzaamheden en groot scala aan stakeholders, impact door jouw bijdrage aan de modernisering van bedrijfsvoering in de gehele universiteit. Als Functioneel Beheerder AFAS werk jij namelijk mee aan de lopende implementatie van AFAS voor HRM, Financieel en Inkoop.

Dit ga je doen
Wij gaan met AFAS de bedrijfsvoering sterk moderniseren vanaf 2026. Alle medewerkers van de Universiteit Leiden worden eindgebruiker van AFAS voor hun self service HRM, Finance en Inkoop processen. Jij stapt in tijdens de implementatie en hebt daarmee directe invloed op het verbeteren van het werkproces van gebruikers. Hierbij is AFAS als een spin in het web in een complex systeemlandschap, waarbij er veel koppelingen met andere, deels externe applicaties zijn. Concreet houd je je bezig met het volgende:

• Configuratie en inrichting van AFAS (workflows, rapportage, documenten, autorisatie, connectoren) volgens het inrichtingsdocument onder aansturing en begeleiding van de AFAS lead consultant
• Fungeren als vraagbaak, ondersteunen van gebruikers, opvolgen van incidenten en monitoring.
• Voorbereiding en inbeheername van nieuwe AFAS releases.
• In kaart brengen van werkprocessen en verbeterwensen van gebruikers, en vertalen van AFAS systeemkennis naar proces-, data-, en inrichtingskeuzes om hierop aan te sluiten.
• Uitvoeren van wijzigingen aan de configuratie en inrichting, waarbij je impactanalyse, ontwerp en functioneel testen op je neemt.
• Afstemmen met collega functioneel beheerders en IT-collega’s over het opzetten van integraties met in- of externe systemen.

Hier ga je werken
Je bent in deze functie onderdeel van het team Functioneel Beheer ERP. Je werkt samen met zeven functioneel beheerders en een teamleider. Samen beheren wij de universitaire HRM/ERP concernsystemen. Een dynamisch speelveld met een focus op innovatie. Hierbij werken we nauw samen met andere afdelingen van het ASSC, de Directie Informatiemanagement, het ICT Shared Service Centre (ISSC) en stakeholders.

De afdeling Functioneel Beheer (FB) is als onderdeel van het ASSC verantwoordelijk voor een diversiteit aan applicaties die ondersteuning bieden aan bedrijfsvoeringsprocessen. Hierbinnen is het team Functioneel beheer ERP verantwoordelijk voor beheer en ontwikkeling van verschillende SAP modules. Een groot deel van deze modules wordt vervangen door AFAS. Inmiddels loopt de realisatiefase, na de zomer gevolgd door acceptatie en go-live staat gepland voor 1 januari 2026. De opdracht voor implementatie is aangenomen door de leverancier AFAS, zij leveren de lead consultants. De implementatie zal een uitdagend leertraject worden voor het bestaande (SAP) team.

De Universiteit Leiden, in 1575 opgericht, is een van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. De universiteit heeft zeven faculteiten in het alfa-, bèta- en gammadomein, is gevestigd in Leiden en Den Haag en heeft ruim 7.600 medewerkers en 33.000 studenten.

Het ASSC levert hoogwaardige ondersteuning aan alle medewerkers en studenten met ongeveer 135 collega’s. Het ASSC maakt een transitie door naar een organisatie die klantgericht, wendbaar, eigentijds, voorspelbaar en betrouwbaar is. Het ASSC is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom de financiële en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen, de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid. Het ASSC bestaat naast Functioneel Beheer (FB) uit de volgende afdelingen:

• Archiefbeheer
• Bedrijfsbureau
• Financieel
• Personeel
• Servicepunt (SP)

Binnen het ASSC zijn er veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Er is alle ruimte voor een bij jou en jouw functie passend arrangement met interessante opleidingen en uitdagende trainingen. We vinden het belangrijk dat door bundeling van ieders talenten, achtergronden en ervaringen een bijdrage wordt geleverd aan de verdere ontwikkeling van het ASSC.

Dit breng je mee
In dit team zoeken we een functioneel beheerder die al veel ervaring heeft met AFAS. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau; pré is een voltooide bedrijfs- of informatiekundige opleiding.
• Je hebt ervaring met functioneel beheer van AFAS in een vergelijkbaar complex landschap op de modules HRM, Financieel en Order Management, bij voorkeur met certificering.
• Als je al goed thuis bent in een vergelijkbare academische instelling voor onderzoek en onderwijs is dat een pré.
• Je houdt ervan iets nieuws op te bouwen en werkt hierin graag samen met collega’s, gebruikers en externe partijen. Je neemt je nieuwe collega’s graag mee in alle mogelijkheden van AFAS.
• Je werkt gedisciplineerd en gestructureerd volgens standaardprocessen.
• Je bent mondeling en schriftelijk vaardig in zowel de Nederlandse als de Engelse taal.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. De prachtige uitdagingen waar we voor staan, vragen om collega’s die op zoek zijn naar dynamiek en die het leuk vinden om zichzelf vakmatig continu op hoog niveau te ontwikkelen. Er is dan ook alle ruimte voor jouw persoonlijke ontwikkeling, trainingen en op termijn doorgroei. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder.

Je kunt rekenen op een leuke, maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van het ASSC bevindt zich in het centrum van Leiden. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3378,- en maximaal € 5331,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 10);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• De mogelijkheid hybride te werken met in ieder geval een flexibele en een vaste kantoordag met je team;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

In de dagelijkse werkzaamheden krijg je te maken met zeer vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vind je op https://www.justis.nl/producten/verklaring-omtrent-het-gedrag.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Mark van Dijke, Teamleider Functioneel Beheer ERP bij het ASSC via 06-34514586. Solliciteren kan tot de sluitingsdatum, sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid

Solliciteer direct