Solliciteer direct

De Universitaire Bibliotheken Leiden is per direct op zoek naar een

Administrateur (0,8 fte)

Vacaturenummer: 15557

Ben je op zoek naar een brede en afwisselende rol op financieel administratief gebied en wil je je verder ontwikkelen, dan zoeken we jou! Bij de Stafafdeling van de UBL hebben wij een interessante vacature! Met jouw vakkennis en beheersing van financiële en personele administraties, zorg je er voor dat de collega’s tijdig over de juiste en volledige managementinformatie kunnen beschikken.

Dit ga je doen

Je werkt graag samen om de organisatie in control te houden. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het bieden van ondersteuning bij de periodeafsluiting en het verzorgen van verrekeningen voor de interne dienstverlening met faculteiten;
• Het fungeren als vraagbaak voor onze leidinggevenden en medewerkers, inclusief het beheren van de functionele ‘finance’ mailbox;
• Het ondersteunen bij het maken van financiële rapportages;
• Het op financieel gebied ondersteunen van de universitaire uitgeverij LUP, o.a. door het bijhouden van de geldgoederen-beweging in Excel;
• Het zorgen voor de juistheid en volledigheid van de diverse financiële en personele administraties;
• Het monitoren van de juiste boekingen in onze administraties en de aansluiting hiervan met de subsystemen.

Hier ga je werken
Als administrateur werk je bij de stafafdeling. Deze afdeling bestaat uit een controller/facility manager (tevens je leidinggevende), een stafmedewerker MT, drie management/office-assistentes en twee communicatiemedewerkers. Je werkt ook samen met de HR-adviseur. Daarnaast heb je veel contact met de leidinggevenden en medewerkers binnen de UBL. In 2026 stappen we over van SAP naar AFAS als bedrijfssysteem. Deze transitie zal het nodige van ons gaan vragen.

De UBL biedt medewerkers veel kansen om zich te ontwikkelen. Wij werken continu aan een inspirerende, inclusieve en diverse werkomgeving waarin iedereen zich welkom, veilig en gewaardeerd voelt. Je komt te werken binnen een toonaangevende wetenschappelijke bibliotheek met collecties van wereldformaat. Centraal staat het bieden van betrouwbare, duurzame en innovatieve diensten. We doen dit samen met andere partijen in binnen- en buitenland. Onze werkterreinen zijn breed en divers, zo ook onze klantgroepen, in het bijzonder studenten, docenten en onderzoekers. Voor hen verzorgen we de wetenschappelijke informatievoorziening als partner in kennis.

UBL staat wereldwijd bekend om haar brede wetenschappelijke en bijzondere collecties, die naast hun rol voor onderwijs en onderzoek ook een belangrijke maatschappelijke en culturele functie hebben. Op onze bibliotheeklocaties bieden wij iedereen een prettige studie- en onderzoeksomgeving. Online staan wij in contact met gebruikers van over de hele wereld. Onze medewerkers dragen hier samen, ieder vanuit hun eigen achtergrond, ervaring en talent aan bij. Kijk voor meer informatie ook op onze website https://www.bibliotheek.universiteitleiden.nl.

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je hebt een afgeronde mbo+ of hbo-opleiding op administratief gebied en beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring;
• Je hebt ervaring met ERP-systemen, bij voorkeur AFAS, je bent handig met informatiesystemen en bent vaardig in Excel en Word;
• Je hebt een sterk ontwikkelde affiniteit met cijfermatig/analytisch werk, je werkt geconcentreerd en precies;
• Je signaleert en stelt problemen en risico’s aan de orde;
• Je bent communicatief vaardig en hebt zowel mondeling als schriftelijk een goede beheersing van het Nederlands;
• Je bent een teamspeler, legt makkelijk contact en neemt je verantwoordelijkheid;
• Je beschikt over de competenties leervermogen, plannen en organiseren en stressbestendigheid.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een uitdagende maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten.
• Een salaris van minimaal € 3.186,- en maximaal € 4.255,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8).
• Vakantietoeslag (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%).
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren voor een werkweek van 36 uur.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Meer weten of direct solliciteren?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Sabine den Os, controller en leidinggevende, telefoon 071 527 2830, email-adres s.c.den.os@library.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 7 april 2025. Sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdag 10 april 2025 en maandag 14 april, we willen je vragen hiermee rekening te houden.
Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.

Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.

Een pre-employment screening (referenties, diploma’s) zal onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

• Voor deze functie vragen wij bij indiensttreding om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De aanvraag verloopt via ons en de kosten hiervoor worden vergoed.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.

Solliciteer direct