Solliciteer direct

Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen / Instituut voor Biologie zoekt:

MANAGEMENTASSISTENT(E) (0,6 FTE)

INTRODUCTIETEKST
Als Managementassistent bij het IBL Office maak je deel uit van een professioneel en enthousiast support-team, dat de organisatie van het Instituut voor Biologie (IBL) faciliteert. Krijg jij energie van het helpen van collega’s? Hou je ervan om met veel verschillende taken bezig te zijn en werk je graag in een internationale omgeving? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

Wat ga je doen?
Als managementassistent ben je de spin in onze organisatie. Je ondersteunt het instituut en managementleden bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Wanneer je ziet dat werk efficiënter kan, dan signaleer je dat en je komt met voorstellen tot verbetering. Je taken omvatten onder andere:

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers en gasten.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Het boeken van reizen voor medewerkers.
• Via diverse kanalen informeren van betrokkenen over lopende zaken binnen het instituut.
• Algemene ondersteuning bij het IBL Office, inkoop van kantoorartikelen, bestellen van catering, zaalreserveringen en het behandelen van e-mails en telefoon.
• Bijdragen aan opzetten en invoeren van werkprocessen.
• Ondersteunen bij eenvoudige ICT-gerelateerde taken, zoals het oplossen van technische problemen en het coördineren van ICT-verzoeken.

PROFIEL
Voor dit team zijn we op zoek naar een professionele collega die zich breed wil inzetten voor de organisatie en graag een steentje bijdraagt.

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt uitstekende organisatorische en communicatieve kwaliteiten;
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke taalvaardigheid (Engels en Nederlands);
• Je kunt goed zelfstandig en proactief werken binnen het team;
• Het MS-Office pakket heeft weinig geheimen voor jou en je neemt anderen daar moeiteloos in mee;
• Jouw sterke eigenschappen zijn zorgvuldigheid, vermogen om flexibel te handelen, servicegerichtheid en je hebt een goed gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie;
• Ervaring in een academische werkomgeving is een pré.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

WAAR KOM JE TE WERKEN?
Een nieuwsgierige Faculteit
Verbinden vanuit nieuwsgierigheid, dat is de strategische koers die de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen de komende jaren voert. We zijn een toonaangevende, snel gegroeide faculteit, waar in 8 instituten inmiddels meer dan 8000 medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving. Persoonlijke en academische ontwikkeling staat hoog in het vaandel. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.
Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen. We bieden elf bachelor- en zo’n dertig masterspecialisaties.
De faculteit is gelegen in het Leidse Bio Science Park, vlak achter Leiden Centraal. Het is één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. Een bloeiende wetenschappelijke omgeving waar bijvoorbeeld IBL, maar ook Naturalis Biodiversity Center en het Leids Universitair Medisch Centrum gevestigd zijn.

Het Instituut voor Biologie
Het onderzoek binnen het IBL heeft tot doel te werken aan de wetenschappelijke basis van biodiversiteit en gezondheid. Dit zie je terug in ons leidende principe Harnessing Biodiversity for Health. We voeren innovatief onderzoek uit om fundamentele vragen te beantwoorden en oplossingsgericht onderzoek om grote maatschappelijke uitdagingen op te lossen. Denk aan het beschermen van de biodiversiteit van de natuur, ontwikkelen van duurzame biotechnologie en landbouw en verhogen van een goede gezondheid. Ons onderzoek richt zich op vier onderzoeksthema's: Bioactive Molecules, Host-Microbe Interactions, Development & Disease and Evolution & Biodiversity.

Jij komt te werken binnen het IBL Office o.l.v. de Directeur Bedrijfsvoering. Met zo’n 10 directe collega’s zorgen we voor professionele ondersteuning aan excellent onderzoek en onderwijs, samen met de collega’s van het Onderwijsbureau en de laboratorium-specialisten (in totaal ca. 40 fte ondersteuning). De IBL omgeving is nooit saai: waar vind je nou zebravissen en zebravinken naast elkaar? Wordt er met zandraketten gewerkt? Is geno-typering van DNA aan de orde van de dag? Het is een boeiende, internationaal georiënteerde en inclusieve plek om te werken en studeren en we heten je van harte welkom!

WAT KUNNEN WE JE BIEDEN?
Je start met een tijdelijk contract voor de duur van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Na het eerste jaar word je dienstverband bij gebleken geschiktheid omgezet naar vast. Het dienstverband is voor 24 uur per week. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten . Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.218 ,- en maximaal € 4.298,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

De Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, mogelijkheid tot thuiswerken, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie is te lezen op www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de functie kunt u contact opnemen met Maribel Adame Valero, Director of Operations (instituutsmanageribl@biology.leidenuniv.nl, tel 071-527 5057). Voor informatie over de procedure kunt u contact opnemen met een ervaren collega (Christina Kamerman) van het IBL Office (HR@biology.leidenuniv.nl).
Meer informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen en het IBL kunt u vinden op www.universiteitleiden.nl/wiskunde-en-natuurwetenschappen. Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op https://werkenbij.leidenuniv.nl/.

Sollicitatieprocedure op doorlopende basis
Solliciteer direct (en uiterlijk 27 april 2025) door je motivatiebrief voorzien van het vacaturenummer met een cv te uploaden: je krijgt een automatische ontvangstbevestiging (check je SPAM!). We pakken sollicitaties doorlopend op en je hoort binnen een week van ons of we een gesprek met je aangaan in Leiden. We kunnen vragen naar referenties. Je persoonsgegevens zijn tijdens het proces alleen toegankelijk voor direct betrokkenen, en door te solliciteren ga je akkoord met de privacy-code van de Universiteit Leiden.

Solliciteer direct