Solliciteer direct

Het alumnibureau en Leids Universiteits Fonds zoekt op korte termijn kandidaten voor de functie van

Management Assistent (0,8 -1,0 fte)

Wie ben jij?
Ben jij een veelzijdige en proactieve Management Assistent met een scherp oog voor detail? Beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden en kun je zelfstandig prioriteiten stellen in een dynamische omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Management Assistent ben jij het centrale aanspreekpunt binnen onze afdeling en zorg je ervoor dat alle processen soepel verlopen. Je taken omvatten onder andere:

• Managementondersteuning: Ondersteunen van de directeur en deels de teamleads, met administratieve taken: Coördineren en plannen van complexe afspraken, voorbereiden en organiseren vergaderingen, bijeenkomsten en besprekingen, beheer van complexe agenda’s.
• Archiveren van uiteenlopende stukken, samenstellen van dossiers en managementinformatie.
• Assisteren bij het werving- en selectieproces vacatures en inhuur personeel. Begeleiden van nieuwe medewerkers en zorgen voor een soepele onboarding.
• Kantoororganisatie: Verantwoordelijk voor voorraadbeheer, facilitaire zaken, factuurverwerking, zaal- en cateringreserveringen en reisreserveringen.
• Contacten onderhouden: Fungeren als schakel tussen interne teams en externe partners zoals LUF Bestuursleden en alumni.
• Beheren van telefoon- en e-mailverkeer van de afdeling in zowel Nederlands als Engels.
• Tevens ondersteun je bij de organisatie van specifieke overkoepelende afdelingsactiviteiten.
• Traffic management van Leidraad, het alumnimagazine van de Universiteit Leiden, onder meer plannen van redactievergaderingen en contact met UFB/drukker over de verzendingen
• Overige voorkomende werkzaamheden.

Wat vinden wij belangrijk?

• Opleiding: Je beschikt over een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op minimaal HBO-niveau.
• Ervaring: Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met MS office programma’s en met digitalisering van werkprocessen, kennis van het werken met Microsoft Dynamics is een pré.
• Taalvaardigheid: Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vaardigheden: Goede communicatieve vaardigheden en in staat om zelfstandig en proactief te werken. Je kunt goed plannen en organiseren en verliest details niet uit het oog.
• Eigenschappen: Sterk in het stellen van prioriteiten, stressbestendig, accuraat en een echte multi-tasker. Je bent organisatiesensitief en handelt integer en discreet.

Wat je mag verwachten

• Een uitdagende en afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid;
• Een prettige werkomgeving met een professioneel en gezellig team;
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op verlenging. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €3.218,- (schaal 8- trede 0) bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling;
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Je komt te werken in het Alumnihuis aan het Rapenburg, waar het Alumnibureau van de universiteit en het LUF samen werken aan de bloei van de academische gemeenschap en bijdragen aan excellent onderwijs en onderzoek voor een betere wereld. In een informele sfeer staan collega’s altijd klaar om elkaar te helpen. Je maakt deel uit van het team management ondersteuning van de directie Strategische Communicatie en Marketing van het Bestuursbureau (SCM (in totaal 3 personen) en werkt primair voor het alumnibureau/LUF. Het alumnibureau en Leids Universiteits Fonds maakt organisatorisch onderdeel uit van de directie SCM van de Universiteit Leiden. Meer informatie is terug te vinden op onze website.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden en daarmee ook van het LUF. Wij streven ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien.

Solliciteren of meer weten?
Met vragen kun je terecht bij Lilian Visscher, directeur alumnirelaties en Leids Universiteits Fonds (LUF), via l.b.visscher@bb.leidenuniv.nl. Liever bellen? Stuur dan een e-mail voor het plannen van een belafspraak.

Selectieprocedure

• Je kunt solliciteren via de blauwe button op deze pagina. Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 29 april 2025 worden gericht aan Lilian Visscher. Gesprekken vinden plaats in de week van 6 tot en met 9 mei.
• Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld
  

Solliciteer direct