Digitaal tentamen organiseren
Hieronder lees je meer over het organiseren van digitale tentamens, de ondersteuning die je daarbij kunt krijgen en hoe je je kunt voorbereiden om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Op deze pagina:
- Toetstools
- Toetslocaties
- Aanvragen van een digitaal tentamen
- Aan de slag met Ans en tijdlijn van het toetsproces
- Technische ondersteuning tijdens het tentamen
Toetstools
Digitaal tentamineren kan verschillende vormen hebben.
In principe geldt dat alle digitale tentamens die op locatie worden afgenomen gebruik maken van Ans, de toetssoftware van de universiteit.
Take-home tentamen worden doorgaans afgenomen via Brightspace.
Informatie over andere beschikbare toetstools vind je hier.
Toetslocaties
In Leiden en Den Haag zijn er verschillende opties voor het afnemen van digitale toetsen op locatie. Afhankelijk van de inhoud van je tentamen en de grootte van je studentengroep kan een bepaalde locatie geschikter zijn.
In het Universitair Sport Centrum kan met grote groepen studenten (max. 936) op universitaire Chromebooks worden getoetst. De Chromebooks zijn beveiligd, waardoor studenten alleen toegang hebben tot de toetsomgeving. Naast reguliere surveillanten zijn er e-surveillanten aanwezig worden om studenten te helpen met technische problemen.
Let op: In het USC is het niet mogelijk om van toetsenbordinput te wisselen en kan audio en video niet worden afgespeeld.
In de computerzalen in het Lipsius en Wijnhaven zijn vaste computers aanwezig waarop getoetst kan worden. Op de PC’s kunnen studenten zelf eventueel benodigde talen of toetsenborden installeren en worden alle vormen van media ondersteund. Het toetsen in PC-zalen verkleint de kans op technische problemen bij studenten.
Studenten moeten voor toetsen met audio of video wel zelf koptelefoons meenemen.
Studenten kunnen toetsen ook afnemen op hun eigen laptop. Er is een groot aantal zalen beschikbaar met voldoende stopcontacten of powerbanks waar studenten een BYOD tentamen kunnen afnemen.
Het toetsen met een eigen laptop is bij uitstek handig voor toetsen in talen met andere alfabetten of vreemde karakters.
Tablets worden niet ondersteund. Studenten zonder laptop kunnen een leenlaptop aanvragen. Leenlaptops zijn ook beschikbaar als achtervang voor technische problemen.
Digitale toetsen kunnen worden afgenomen vanuit huis. Deze tentamens kunnen niet worden beveiligd, maar zijn geschikt voor open boek tentamens of tentamens waarbij studenten mogen samenwerken. Deze tentamens worden doorgaans afgenomen via Brightspace.
Ans kan gekozen worden als je:
- vragen uit je opgebouwde vragenbank in Ans wilt hergebruiken;
- gebruik wilt maken van vragenpoule waaruit elke student een willekeurige selectie vragen geselecteerd krijgt;
- studenten wilt beperken in het teruggaan naar eerdere vragen of al afgesloten blokken vragen.
Aanvragen van een digitaal tentamen
De onderwijscoördinator van jouw opleiding vraagt in voorbereiding op het komend academisch jaar uit hoe je je tentamens af wilt nemen. Geef bij hen aan:
- of je tentamen digitaal is;
- of het tentamen met Ans of Brightspace afgenomen gaat worden;
- of het tentamen in het USC, een PC-zaal, als BYOD tentamen of remote geroosterd moet worden.
Staat je tentamen geroosterd als digitaal tentamen dan hoef je geen aparte aanvraag voor ondersteuning (meer) in te dienen bij ECOLe. Zij ontvangen aan het begin van elk semester het tentamenrooster en sturen een bevestiging naar docenten die hun tentamens als digitaal hebben laten roosteren.
Wijzigingen tijdens het semester
Wil je tijdens het semester je tentamen nog als digitaal tentamen laten roosteren? Neem in dat geval zo snel mogelijk contact op met je onderwijscoördinator. Deze zet, mits een geschikte zaal beschikbaar is, je aanvraag door naar ECOLe. Let op: ECOLe hanteert een deadline van minstens 20 werkdagen vóór het tentamen voor dergelijke aanvragen.
Wil je wijzigingen doen aan de datum, tijd, of plaats van je tentamen dan geef je dat door aan de onderwijscoördinator. Zij informeren vervolgens ECOLe.
Aan de slag met Ans
Ga je digitaal toetsen op locatie dan maak je gebruik van Ans. Ans is een gebruiksvriendelijke tool waarmee je als docent zelf eenvoudig digitale toetsen klaarzet.
Meer informatie over Ans vind je hier.
Onboaring module
De module wordt op korte termijn beschikbaar: Vóór je eerste tentamen loop je een Ans on-boarding module door om een overzicht van het toetsproces te krijgen en de mate van ondersteuning die je van ECOLe wilt vragen te bepalen. Indien nodig kan ECOLe de digitalisering van je tentamen uit handen nemen.
Tijdlijn van het toetsproces
ECOLe begeleid je gedurende het gehele toetproces en waarborgt dat je toets op gewenste wijze aan studenten wordt aangeboden. Daarvoor heeft zij informatie nodig en informeert ze jou op bepaalde momenten via mail over de gang van zaken.
De tijdlijn daarvoor is als volgt:
- Begin van het semester
Docent krijgt bevestigingsmail van ECOLe met instructies en deadlines voor het aanleveren van tentamenvragen en/of het settingsformulier. - 3 weken voor het tentamen
Docent levert de tentamenvragen en/of het settingsformulier aan. - 2 weken voor het tentamen
Als je daarvoor hebt gekozen digitaliseert ECOLe het tentamen voor je en krijg je een verzoek voor het nalopen van de inhoud. - 1 week voor het tentamen
Je ontvangt informatie over jouw taken tijdens de afname van je tentamen én informatie voor studenten over de afname van de digitale toets. - Dag van het tentamen
Jij of een collega moet aanwezig zijn bij het tentamen en de eerder gestuurde instructies navolgen om het tentamen te starten en te monitoren.
Technische ondersteuning tijdens het tentamen
Bij tentamens op locaties die met Ans worden afgenomen bieden we technische ondersteuning. Waar mogelijk zal er bij de start van je tentamen iemand aanwezig zijn op locatie om eventuele opstartproblemen te verhelpen. Daarnaast is ECOLe altijd online aanwezig om technische problemen remote op te lossen. Informatie over de chattool die we daarvoor gebruiken krijg je via mail als je een aanvraag voor digitaal toetsen hebt gedaan.