Vidatum is de nieuwe projectbeheer tool van de Universiteit Leiden voor extern gefinancierde onderzoeksprojecten. Vidatum heeft als doel het optimaal ondersteunen van onderzoekers en ondersteuners bij het aanvragen, het beheren en het verantwoorden van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De Vidatum tool bevat functionaliteiten voor financiële projectbeheersing, het goedkeuringsproces (RfA) en voor het voorbereiden van subsidieaanvragen (pre-award). Ook kunnen er met Vidatum managementrapportages worden opgesteld en is er een module voor urenregistratie.

Een belangrijk deel van het wetenschappelijk onderzoek van de Universiteit Leiden wordt uitgevoerd in extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De competitie en complexiteit voor het aanvragen, beheer en verantwoorden van deze projecten neemt toe. Deze toenemende complexiteit vraagt om gestroomlijnde werkprocessen en systemen om de werklast van onderzoekers en ondersteuners te verminderen. Om te kunnen voldoen aan de (financiële en niet-financiële) eisen voor projectbeheersing en -verantwoording heeft de Universiteit Leiden via een Europese aanbesteding Vidatum geselecteerd als nieuwe projectbeheer tool voor onderzoeksprojecten.  

De Universiteit Leiden heeft na een oriëntatiefase, waarin met een uitgebreide groep van collega's de eisen en wensen van de organisatie in kaart zijn gebracht, een projectbeheertool voor onderzoekprojecten aangeschaft na een openbare Europese aanbesteding waarbij alle potentiële leveranciers van tooling hun oplossingen en dienstverlening konden aanbieden. Op de aanbesteding hebben vier leveranciers zich ingeschreven en een offerte uitgebracht. Deze offertes zijn beoordeeld door een beoordelingscomité met vertegenwoordigers vanuit diverse faculteiten, instituten, diensten en specialismen. Daarnaast zijn alle vier de tools in een testopstelling door een brede groep van potentiële gebruikers getest op gebruiksvriendelijkheid. Op basis van deze kwalitatieve beoordelingen gecombineerd met de prijs is de leverancier Vidatum, met hun gelijknamige tool geselecteerd.

De software van Vidatum helpt onderzoekers en onderzoeksondersteuners bij het voldoen aan de eisen van financiers met betrekking tot het verwerven, uitvoeren en verantwoorden van extern gefinancierd onderzoek. Hierdoor kunnen zowel onderzoekers als onderzoeksondersteuners hun werk makkelijker en sneller doen, bijvoorbeeld doordat alle projectgegevens en documentatie op een plek bij elkaar staan. Vidatum biedt projectleiders ook actueel inzicht in het projectbudget, het helpt om compliance risico’s te beheersen en het biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden en sturingsinformatie. De implementatie van Vidatum zal ook bijdragen aan het proces om te komen tot verbetering van de processen en werkwijzen en om kennis hierover te delen.

Op 11 november wordt het eerste deel van de nieuwe Research Management tooling voor grants en onderzoeksprojecten (Vidatum) in gebruik genomen voor de ondersteuning en het beheer van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De ingebruikname start allereerst bij de faculteiten FWN, FSW en FdA.  

Voor het inrichten van Vidatum is een aantal werkgroepen en een klankbordgroep samengesteld met vertegenwoordigers uit verschillende faculteiten en disciplines. De implementatie van Vidatum zal naar verwachting anderhalf jaar in beslag nemen en vindt gefaseerd plaats.

De eerste fase van de implementatie richt zich op de financiële projectbeheersing (post-award) van nieuwe toegekende projecten. Vanaf de livegang zullen alle financiële aspecten van deze  nieuwe projecten in Vidatum worden beheerd. Voor bestaande projecten vindt de migratie naar Vidatum begin 2025 plaats.   

Momenteel wordt het systeem uitgebreid getest om ervoor te zorgen dat alles goed functioneert en eventuele problemen kunnen worden opgelost. Diverse collega’s, waaronder projectcontrollers van verschillende faculteiten, nemen deel aan deze tests. Daarnaast worden er trainingen georganiseerd om de eerste gebruikers van het systeem om het optimaal voor te bereiden op het gebruik van Vidatum.      
  
In de volgende fasen wordt Vidatum verder uitgebreid met functionaliteiten voor de ondersteuning bij de voorbereiding van subsidieaanvragen (pre-award), het digitaliseren van goedkeuringsprocessen (Request for Approval) en managementrapportages. Vanaf 2025 kan Vidatum ook worden gebruikt voor het registreren van de bestede tijd aan onderzoeksprojecten.   

Iedereen die betrokken is bij het verwerven, opstarten en uitvoeren van extern gefinancierde onderzoeksprojecten krijgt toegang tot Vidatum. De relevante gebruikersgroepen worden hierover vanzelf geïnformeerd. Uiteraard wordt de vertrouwelijkheid van de informatie gewaarborgd. Er kan met het eigen universiteitsaccount ingelogd worden op het systeem. 

Vidatum is gekoppeld aan SAP, om bijvoorbeeld salarisgegevens van onderzoekers mee te nemen in de projectbegrotingen gemaakt in Vidatum. Ook worden actuele kosten (boekingen in SAP) in Vidatum afgezet tegen de begrote budgetten. Met de vervanging van SAP door AFAS zullen de koppelingen met Vidatum ook omgebouwd en omgelegd worden van SAP naar AFAS.

Neem voor vragen en suggesties contact op met Robbert Bosch, projectmanager implementatie Vidatum (r.a.bosch@bb.leidenuniv.nl).  

Op 11 november wordt het eerste deel van de nieuwe research management tooling voor grants en onderzoeksprojecten (Vidatum) in gebruik genomen voor de ondersteuning en het beheer van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De ingebruikname start allereerst bij de faculteiten FWN, FSW en FdA.   
  
De eerste fase van de implementatie van Vidatum richt zich op de financiële projectbeheersing (post-award) van nieuwe toegekende projecten. Vanaf 11 november zullen alle financiële aspecten van deze nieuwe projecten in Vidatum worden beheerd. Voor bestaande projecten vindt de migratie naar Vidatum begin 2025 plaats.    

Momenteel wordt het systeem uitgebreid getest om ervoor te zorgen dat alles goed functioneert en eventuele problemen kunnen worden opgelost. Diverse collega’s, waaronder projectcontrollers van verschillende faculteiten, nemen deel aan deze tests. Daarnaast worden er trainingen georganiseerd om de eerste gebruikers van het systeem (met name projectcontrollers) optimaal voor te bereiden op het gebruik van Vidatum.       
   
In de volgende fasen wordt Vidatum verder uitgebreid met functionaliteiten voor de ondersteuning bij subsidieaanvragen (pre-award), het digitaliseren van goedkeuringsprocessen (Request for Approval) en managementrapportages. Vanaf 2025 kan Vidatum ook worden gebruikt voor het registreren van de bestede tijd aan onderzoeksprojecten.  

Vragen?

Heb je vragen over de ingebruikname van Vidatum? Neem contact op met Robbert Bosch, projectmanager Vidatum.

Op de aanbesteding voor de selectie van Research Management tooling voor grants en onderzoeksprojecten hebben vier leveranciers zich ingeschreven en een offerte uitgebracht voor hun tooling en dienstverlening. 

De offertes van de leveranciers/inschrijvers zijn uitgebreid beoordeeld door een beoordelingscomité met vertegenwoordigers vanuit diverse organisatieonderdelen. Daarnaast zijn alle vier de tools in een testopstelling door een brede groep potentiële gebruikers getest op gebruiksvriendelijkheid. 

Op basis van deze kwalitatieve beoordelingen gecombineerd met de prijs is de leverancier Vidatum als beste naar voren gekomen. Met deze leverancier is een overeenkomst gesloten en zal in januari gestart worden met de implementatie. Hierbij zal de tooling van Vidatum in de komende anderhalf jaar in samenwerking met de betrokken gebruikers bij alle faculteiten en instituten ingevoerd worden. 

Binnenkort volgt meer informatie over Vidatum en de implementatie. Voor vragen of suggesties kan je contact opnemen met Robbert Bosch (r.a.bosch@science.leidenuniv.nl) of Dennis Janssen (d.c.f.m.janssen@bb.leidenuniv.nl).