Leiden Research Support
Binnen het programma Leiden Research Support is samen met onderzoeksondersteuners en onderzoekers gebouwd aan de versterking van de onderzoeksondersteuning voor onderzoekers.
Op deze pagina lees je welke initiatieven en activiteiten zijn opgestart en welke belangrijke veranderingen in gang zijn gezet. Dit doen we aan de hand van de drie overkoepelende doelen van het programma.
Doel van het programma
Het programma had als doel om individuele onderzoekers én onderzoeksgroepen optimaal te ondersteunen bij het aanvragen, het beheren en het verantwoorden van extern gefinancierde onderzoeksprojecten.
Doel 1: effectief en efficiënt samenwerken binnen de onderzoeksondersteuning
Binnen het programma is gebouwd aan een netwerk ter ondersteuning van de Leidse onderzoekers. Hiertoe zijn onder meer universiteitsbrede communities van onderzoekondersteuners ingericht die, samen met de (virtuele) Research Support Offices binnen faculteiten en instituten en de centrale expertise eenheden, het Leiden Research Support Network vormen.
Met de introductie van het Leiden Research Support Network is een belangrijke verandering in gang gezet in de manier waarop we onderzoeksondersteuning bieden binnen onze universiteit. Het Leiden Research Support Network is het netwerk voor onderzoeksondersteuners van de universiteit ter ondersteuning van Leidse onderzoekers om hen te helpen bij alle aspecten van het onderzoek. Binnen het netwerk wisselen onderzoeksondersteuners van verschillende domeinen in communities kennis en ervaringen uit en werken samen aan het beantwoorden van (complexe) vragen van onderzoekers. Er zijn communities actief van subsidieadviseurs, project controllers, onderzoeksprojectmanagers, secretarissen van de commissies ethiek, knowledge transfer adviseurs en datastewards. Iedere community heeft een eigen community manager. Hier lees je meer over het netwerk en de communities.
Verticaal: netwerken van research support professionals werkzaam binnen een domein (1e en 2e lijn).
Horizontaal: multidisciplinaire samenwerking research support professionals in de 1e lijn.
Voor en door research support professionals zijn de afgelopen jaren tweemaandelijks verschillende bijeenkomsten, workshops en trainingen georganiseerd. Zo waren onderzoeksondersteuners van het Leiden Research Support Network bijvoorbeeld te gast bij de faculteiten om te zien hoe zij de ondersteuning hebben georganiseerd en kon tijdens workshops en trainingen gewerkt worden aan de professionele- en persoonlijke ontwikkeling in de leergang ‘Trusted Advisor’. Jaarlijks vindt de Leiden Research Support Conference plaats: een dag die volledig in het teken staat van elkaar (nog beter) leren kennen en van elkaar leren. Naast de netwerkbrede activiteiten worden binnen de communities ook workshops en kennisdelingsessies georganiseerd. Op deze pagina vind je een overzicht van de activiteiten die zijn georganiseerd. In de kennisbasis van het netwerk vind je een overzicht van de evenementen die de komende periode op de planning staan.
Om efficiënt samen te kunnen werken is een digitale samenwerkingsomgeving in MsTeams ontwikkeld en een kennisbasis in MsSharePoint ingericht. Alle onderzoekondersteuners van het Leiden Research Support Network hebben toegang tot deze online omgeving. Deze omgeving vergemakkelijkt de communicatie, zowel binnen een ondersteuningsdomein als tussen de verschillende domeinen. Iedere community heeft in deze omgeving een eigen kanaal waar periodiek afstemming over lopende werkzaamheden, kennisuitwisseling en gesprek over de ontwikkeling van het vakgebied plaatsvindt. In deze omgeving worden nieuws en evenementen gedeeld, zodat ondersteuners op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen.
Een grote verandering die binnen het programma in gang is gezet, is dat de aanspreekpunten voor onderzoekers in de eerste lijn worden belegd op het niveau van een instituut of faculteit. Hierbij is het van belang dat er een goede samenwerking is met de tweede lijn. In (virtuele) Research Support Offices werken collega’s van verschillende domeinen binnen een faculteit of instituut samen in de ondersteuning van onderzoekers. Deze verandering vindt stapsgewijs plaats en op verschillende snelheden. Een groot aantal instituten en faculteiten werken al op deze manier of zijn dit aan het implementeren.
Binnen het programma is de Research Support Portal ontwikkeld die als wegwijzer dient en de onderzoeker ondersteunt bij het zoeken naar informatie over het voorbereiden, uitvoeren en afsluiten van (extern gefinancierde) onderzoeksprojecten. Op de portal staat de onderzoeker centraal. Of zij nu aan de start van het onderzoek staan of juist helemaal aan het eind: voor iedere fase is er waardevolle informatie te vinden. Denk bijvoorbeeld aan tips om financiering te vinden, ethische afwegingen bij je onderzoek, datamanagement en intellectueel eigendom.
Doel 2: uitbouwen en waarborgen financieringsmogelijkheden
De vraag naar ondersteuning bij het aanvragen van onderzoeksfinanciering neemt toe. Mede door externe ontwikkelingen bij de onderzoeksfinanciers, waardoor het aanvragen complexer wordt. De toenemende aanvraagdruk, uitgebreidere randvoorwaarden en veranderende beleidsdoelstellingen zorgen ervoor dat onderzoekers meer onder druk staan. Met verschillende activiteiten heeft het LRS programma ingezet op de ondersteuning en jaagt daarnaast een verandering binnen de organisatie aan. Hiermee zijn stappen gezet om subsidieaanvragen effectiever te kunnen ondersteunen vanuit de Research Funding community. Hieronder lichten we een aantal opbrengsten uit die het programma heeft opgeleverd.
Van groot belang voor het uitbouwen van financieringsmogelijkheden is de Research Funding Community. Dit is een netwerk van subsidieadviseurs die bestaat uit onderzoekondersteuners uit de eerste lijn (subsidieadviseurs ondergebracht in de faculteiten en instituten) en tweede lijn (het SAZ Grant Development Team) die zich bezig houden met het adviseren en begeleiden van onderzoeksaanvragen. Naast een eigen kanaal in de Teams-omgeving van het netwerk heeft de community een kennisbank ingericht waar onderzoeksondersteuners en onderzoekers relevante materialen vinden en informatie over onderzoeksondersteuning, nieuws en evenementen. Voor meer informatie over de Research Funding Community kun je contact opnemen met community manager Anke Klerkx.
Een belangrijke verandering die in gang is gezet is dat het eerste contactpunt voor subsidieadvies nu wordt ingevuld door de eerste lijn. De eerste lijn vervult hiermee een belangrijke functie als eerste contactpersoon voor de onderzoeker en bevindt zich in het instituut of op de faculteit. Een goede samenwerking tussen de eerste en tweede lijn binnen de Research Funding Community is van groot belang om de onderzoekers zo optimaal mogelijk te kunnen ondersteunen.
Een waardevolle opbrengst is dat er workflows zijn opgesteld voor ondersteuning tijdens het aanvraagproces. Dit geeft een goed inzicht in de variatie van processtappen per subsidie en de complexiteit van sommige aanvragen. Ook heeft het de betrokkenheid van verschillende ondersteuners beter zichtbaar gemaakt.
Er is ingezet op meer capaciteit en inzet voor de ondersteuning van samenwerkingsprojecten en ontwikkeling van nieuwe expertise, zowel op het managen van het aanvraagproces als het faciliteren van netwerken en consortiumvorming. In de pilot geïntegreerde ondersteuning bij interdisciplinaire samenwerkingsprojecten is extra menskracht beschikbaar gekomen voor hands-on ondersteuning bij de voorbereiding van complexe financieringsaanvragen van interdisciplinaire samenwerkingsprojecten met maatschappelijke partners (concreet NWA-ORC, Horizon Europe en Zwaartekracht).
Doel 3: voldoen aan wet- en regelgeving, gedragscodes en eisen van financiers
De eisen en spelregels van wetgever, toezichthouders en financiers worden strikter en complexer. De werklast voor onderzoekers en ondersteuners neemt toe. Binnen het programma is gewerkt aan de ondersteuning rondom het financieel projectbeheer van extern gefinancierde onderzoeksprojecten.
Binnen het programma is gewerkt aan de versterking van de ondersteunende rol van project controllers bij extern gefinancierde onderzoeksprojecten in de pre-awardfase én post-awardfase. Het proces rondom het opstellen van de projectbegroting is verbeterd en het Request for Approval proces is geoptimaliseerd. Om te bepalen welke stappen je dient te doorlopen om onderzoekgerelateerde contracten en subsidiedocumenten te laten goedkeuren en ondertekenen is een interactief stroomschema ontwikkeld.
Binnen de Research Project Control community wisselen project controllers kennis en ervaringen uit en worden workshops en trainingen georganiseerd. In de kennisbank van deze community hebben onderzoekers en ondersteuners toegang tot documenten die relevant zijn voor het financieel beheer van onderzoeksprojecten, zoals handleidingen en instructies. Voor meer informatie kun je contact opnemen met community manager Petra Kamer.
Er is een begrotingsmodule voor extern gefinancierde onderzoeksprojecten ontwikkeld in samenwerking met project controllers van verschillende faculteiten. Begin september 2021 is deze module structureel in gebruik genomen door ondersteuners binnen de faculteiten en instituten. De module bevat onder meer de up-to-date tarieven en een samenvatting van het projectbudget voor onderzoekers.
Binnen het programma is gestart met de inventarisatie van de werkprocessen van de gehele ondersteuningsketen van onderzoeksprojecten in de preaward en post awardfase en wordt bekeken waar deze geoptimaliseerd kunnen worden. Op basis van deze inventarisatie is een traject gestart voor de voorbereiding en aanschaf van research management tooling voor grants en onderzoeksprojecten.
Het doel van het programma Datamanagement was om onderzoekers in staat te stellen verantwoord om te gaan met hun onderzoeksgegevens, waarbij ze kunnen voldoen aan wet- en regelgeving, gedragscodes en eisen van financiers. Binnen het Leiden Digital Competence Centre (een cluster binnen het Leiden Research Support Network) is een deel van de activiteiten van het programma ondergebracht. Hier wordt gebouwd aan een lokaal Digital Competence Centre om alle stakeholders binnen de universiteit die een rol spelen in de ondersteuning van onderzoeksgegevens met elkaar te laten samenwerken.
De universiteit heeft zich geregistreerd in verschillende databases en systemen die nodig zijn voor het indienen van aanvragen. Dit is vooral bij internationale fondsen nodig als onderzoekers een aanvraag willen indienen. Deze registraties zijn steeds ingewikkelder geworden. Daarom is het Backoffice Registraties ingericht die de registraties beheert en onderzoeksondersteuners helpt met informatie en ondersteuning bij registraties, tenderdocumentatie, handtekeningen etc. Je kunt contact opnemen met de Backoffice Registratie via registrations@bb.leidenuniv.nl. De backoffice wordt gecoördineerd door Zoë Elstrodt.