Hier stel je onder meer in wat de onderwerpregel van je verzending is en in welke taal je je verzending gaat versturen.

We lopen de velden in dit onderdeel langs.

Benaming

In dit veld staat al ingevuld uit welke elementen een projectnaam is opgebouwd:  

jjmmdd naam FAC NL

• jjmmdd staat voor de voorgenomen verzenddatum van de verzending, 
• Op de plek van naam vul je de (werk)titel van je verzending in, bijv. ‘Nieuwsbrief studenten’.
• De taalcode aan het eind zorgt ervoor dat bepaalde elementen in het sjabloon (bijv. de link naar de webversie) in de juiste taal worden weergegeven.  Verstuur je een Engelstalige verzending, dan verander je NL in EN.

Achter iedere nieuwe verzending zet Maileon een volgnummer. Dat kun je verwijderen.

Trefwoorden van de verzending

Zet hier in ieder geval de afkorting van jouw faculteit of organisatieonderdeel. Je mag er ook nog andere trefwoorden in zetten, die het makkelijker maken om je verzending terug te vinden in het totaaloverzicht.

Archief-versie

Laat het vinkje uit.

Verzendingstaal

Kies de taal waarin je de verzending gaat maken (over het algemeen is dat Nederlands of Engels).

Onderwerpregel

Maak de onderwerpregel niet te lang. Desgewenst kun je personalisering toepassen en emoji’s plaatsen.

Voorbeeldtekst

Hier kun je nog een extra regel informatie over de inhoud van de nieuwsbrief invullen. Je mag het leeg laten, ontvangers krijgen dan in een aantal e-mailprogramma’s de eerste zin uit de betreffende e-mail te zien. Vaak is dat ‘Lees de online versie’, omdat die zin boven in nieuwsbrieven en mailings staat.

Afzender-alias

Vul hier de naam van je faculteit, opleiding of organisatieonderdeel in.

Afzender-email

We gebruiken standaard deze verzendadressen:

• Omgeving voor interne malings: noreply@mailings.leidenuniv.nl
• Omgeving voor externe mailings): noreply@mailing.leidenuniv.nl

Wil je dat reply’s die ontvangers terugsturen toch bij jou aankomen, ga dan helemaal onderin naar het onderdeel Geavanceerde instellingen en kies bij Handmatig antwoord-adres voor de optie gebruikergedefinieerd - zonder contacttoewijzing en vul in het veld dat daarachter verschijnt het gewenste e-mailadres in.

In dit onderdeel maak je de verzending op. Hiervoor heeft Maileon een ingebouwde editor, waarin je gebruik maakt van een sjabloon en vooringestelde inhoudsblokken.

In Maileon gebruiken we twee sjablonen:

• Mailing
• Nieuwsbrief

Deze sjablonen zorgen ervoor dat je een verzending kunt versturen die wat betreft lettertype en kleurgebruik aansluit bij de website van de universiteit. De opmaak is dus alvast voor je ingesteld, maar dat betekent niet dat je in een strak keurslijf wordt gedwongen. Doordat je werkt met blokken die je qua samenstellingen positie kunt veranderen heb je veel vrijheid.

Meer informatie  over het opmaken van je verzending lees je op de pagina Verzending bewerken.

In dit onderdeel stel je in naar welke adreslijst je een verzending wilt versturen.

Je ziet een overzicht van de distributielijsten die binnen de Maileonomgeving beschikbaar zijn. Dit zijn geen aparte lijsten, maar adressen die op basis van filterinstellingen worden opgehaald uit de totale contactenlijst. Een dergelijk segment kan alleen een databeheerder of key user aanmaken.

Nadat je een lijst hebt geselecteerd bevestig je die keuze door onder in het scherm op verder te klikken.

De instellingen in de secties Afleverbaarheidstest en Opties kun je ongewijzigd laten.

Maileon biedt de mogelijkheid om aan de hand van enkele tests vast te stellen of je verzending in technisch opzicht in orde is.

Je voert een test uit door op de corresponderende ‘afspeelknop’ (cirkel met driehoek) te klikken. Na afronding van de test (na enkele seconden) verschijnt er een groene link met de tekst: resultaat van de controle op actueel niveau beschikbaar. Klik erop en je krijgt de resultaten van de test te zien.

Hieronder lopen we de beschikbare tests langs. Aan sommige zijn kosten verbonden.

Afbeeldingsanalyse

Een check of de afbeeldingen in je verzendingen daadwerkelijk op de server staan en of de alt-teksten en titels zijn ingevuld. Dat is met name van belang voor ontvangers met een visuele beperking die afhankeljk zijn van software die beschrijft wat er op het scherm getoond wordt.

Bounce-prognose

Een rapport van de kans dat je verzending om technische redenen de inbox van ontvangers in komt (bijv. omdat die inmiddels niet meer bestaat of helemaal vol zit).

Controle bestandsgrootte verzending

Is je verzending niet te groot, waardoor hij niet bezorgd kan worden? In praktijk loop je dit risico alleen als je enorme bijlagen meestuurt.

Linkbereikbaarheidscontrole

Verwijzen alle links in je verzending naar bestaande webpagina‘s?

Personalisatie-controle

Een check of de contactvelden die je in je gepersonaliseerde bericht gebruikt, daadwerkelijk bij alle ontvangers zijn gevuld, of niet in de tussentijd een andere veldnaam hebben gekregen.

SPAM-controle (€)

Door EmailOnAcid

Hoe groot is de kans dat spamscanners dit bericht als verdacht beschouwen?

Testverzending

Verstuur het bericht naar een van de vooringestelde testverzendlijsten. Handig als je een nieuwsbrief eerst altijd  verstuurt naar collega’s die een laatste controle moeten uitvoeren op de inhoud.

Weergavetest (€)

Door EmailOnAcid

Hoe ziet je verzending er in diverse e-mailprogramma’s uit? Deze test uitvoeren heeft niet veel zin, aangezien we sjablonen gebruiken die zijn getest.

De laatste fase van het proces. Lees op de pagina Verzending versturen welke acties je moet ondernemen om je nieuwsbrief of mailing de deur uit te doen.