Even voorstellen: het verhuisteam

Voor vragen, zorgen of specifieke assistentie, neem gerust contact op met het verhuisteam. We staan klaar om je te helpen bij elke stap van het proces. Zie in het uitklapblok hieronder een overzicht van alle contactpersonen van het verhuisteam.

Efficiënt inpakken

Bij de verhuisdocumenten rechts op deze pagina vind je een handige paklijst en instructie om de meubels die meeverhuizen te voorzien van stickers. Kort voor de verhuizing word je hieraan herinnerd.

Efficiënt inpakken is natuurlijk zo min mogelijk inpakken. Waar je nu al mee kunt beginnen is het opruimen van spullen die niet mee hoeven te verhuizen. Veel collega’s hebben door de jaren heen het nodige aan archief en naslagwerk opgebouwd op papier. Nu is het moment om stil te staan bij wat daarvan niet bewaard hoeft te worden of gedigitaliseerd kan worden. Let daarbij op: neem papieren met vertrouwelijke informatie niet mee naar huis, maar gooi ze weg in de papiercontainers bij je werkplek.

Planning

Bij de documenten rechts op deze pagina vind je de actuele verhuisplanning.

Informatie en vragen

Heb je een vraag over de verhuizing? Bekijk dan eerst de veelgestelde vragen rechts op deze pagina. Als je vraag hier niet wordt beantwoord, neem dan contact op met het verhuisteam voor verdere assistentie.

Voorbereidingen in aanloop naar de verhuizing

Hoe kan ik me nu al voorbereiden op de verhuizing?
Het beste wat je nu al kunt doen, is je archief en spullen opruimen, zodat je straks niet te veel spullen hebt om mee te verhuizen. In de periode in aanloop naar de verhuizing zullen extra papierbakken beschikbaar worden gesteld.

Ik wil graag mijn boeken/archief opruimen, maar de papierbak is vol
Er kan een extra papiercontainer aangevraagd worden via servicedeskwsd@ufb.leidenuniv.nl.

Is het mogelijk om verhuisdozen te gebruiken om mijn boeken naar huis mee te nemen?
Dit is zeker mogelijk. Als je verhuisdozen nodig hebt, stuur dan een mailtje naar servicedeskwsd@ufb.leidenuniv.nl. Ongeveer 3 weken voor de daadwerkelijke verhuizing zullen er ook verhuisdozen beschikbaar zijn op de gang nabij de kantoren die gaan verhuizen.

Wat mag ik mee verhuizen?
We verhuizen je bureau, bureaustoel, ladeblok, desktop of dockingmonitor, whiteboard, boeken en persoonlijke spullen mee naar je nieuwe werkplek. 

Voor het faculteitsbureau geld dat zij hun werkplek gaan delen. De nieuwe werkplekken worden voorzien van een standaard meubilair. Ladeblokken verhuizen niet mee.  

Let erop dat er op je nieuwe werkplek maximaal plek is voor twee boekenkasten en beperkte ruimte voor persoonlijke eigendommen. Begin dus tijdig met het opruimen van je spullen.

Hoe geef ik aan welke spullen moeten verhuizen?
In de Verhuisinstructie onder 'Verhuisdocumenten' vind je een uitgebreide instructie voor het plakken van stickers op je meubilair en verhuisdozen. Je ontvangt de stickers en herinnering aan de verhuisinstructies tijdig voor de verhuizing.

Wat doe ik als mijn meubilair niet meer in goede staat is om mee te verhuizen?
Als je meubilair kapot of versleten is, neem dan contact op met de verhuiscoördinator Mo Rbii via verhuiscoordinatorwsd@UFB.leidenuniv.nl.

De verhuizing

Word ik geacht thuis te werken rondom de verhuisdagen?
Ja, de dagen dat je werkplek verhuist, is er geen vervangende werkplek beschikbaar.

Hoe lang heb ik niet de beschikking over een werkplek?
Van tevoren wordt een planning gecommuniceerd met de verwachte dagen dat de werkplek niet beschikbaar is. Over het exacte moment van verhuizing word je uiteraard kort voor de verhuizing goed geïnformeerd.

Wat doe ik als op vakantie/met verlof ben tijdens de verhuisdagen?
Pak voor je verlof je spullen in en vraag evt. een collega deze t.z.t. te voorzien van de benodigde stickers. Als je hier om welke reden dan ook niet in staat toe bent, neem dan contact op met de contactpersoon van je eenheid.

Zijn er acties die ik zelf moet ondernemen tijdens/na de verhuizing?
Zorg ervoor dat je je email-handtekening aanpast met je nieuwe werklocatie. Je word hieraan herinnerd in de periode voor de verhuizing.

ICT en telefonie

Hoe maak ik gebruik van de vaste telefoon op mijn nieuwe werkplek?
Voor intern bellen wordt het 4-cijferige toestelnummer gebruikt. Als na de verhuizing de telefoon is uitgelogd, heb je een pincode nodig om weer in te loggen. De pincode wordt voor de verhuizing nogmaals gecommuniceerd. Gedetailleerde handleidingen voor telefonie zijn op de medewerkerswebsite te vinden.

Ik heb een vaste telefoon. Ben ik tijdens de verhuizing tijdelijk telefonisch niet bereikbaar?
We verzoeken alle medewerkers die geen mobiele telefoon hebben om aan te geven in de afwezigheidsassistent dat je in de periode rond de verhuizing telefonisch mogelijk minder goed bereikbaar bent. Geef aan via welke kanalen je wel te bereiken bent (e-mail of Teams).

Hoe zorg ik dat mijn werkadres wordt aangepast op mijn profielpagina?
Na de verhuizing worden de werkplekgegevens automatisch aangepast op de website.

Mijn nieuwe werkplek

Is mijn nieuwe werkkamer met een sleutel of LU-card te openen?
Je nieuwe werkkamer is voorzien van een saltoslot welke te openen met de LU-card. Iedere medewerker van de universiteit kan een LU-Card aanvragen. Dit is een persoonlijke kaart voor medewerkers van de Universiteit Leiden. Hiermee krijg je toegang tot bepaalde ruimtes of gebouwen, parkeerterreinen, tot de universiteitsbibliotheek en je kan printen en kopiëren met je kaart.

Als je nog geen LU-Card hebt, kan je deze aanvragen via de universitaire website of via de Servicedesk in het Lipsius. Na ontvangst kan de kaart worden geactiveerd bij de LU-card-updater. Deze kan je ook gebruiken voor het regelmatig updaten of bijwerken van de kaart. Dit moet minimaal
elke 30 dagen.

Waar kan ik vragen stellen over mijn werkplek?
Je kan vragen stellen bij de contactpersoon van jouw eenheid. Zie hiervoor de contactgegevens van het verhuisteam.

Voorzieningen Herta Mohr gebouw

Wat zijn de openingstijden van het Herta Mohr gebouw?
De openingstijden zijn maandag t/m vrijdag: 08:00- 18:00 uur.

Kun je buiten de reguliere openingstijden in het Herta Mohr gebouw werken?
In de avond en in het weekend gaat de toegangsdeur van het Herta Mohr gebouw dicht. Als je 's avonds of in het weekend wil werken, kan je een speciale sleutel van de voordeur ophalen bij de receptie in het Lipsius. De buitendeursleutel wordt afgegeven als je een (blauwe) sleutelpas hebt
ingeleverd. De sleutelpas kan je aanvragen via je eigen secretariaat.

Je kunt dan doordeweeks tot 22:45 uur en in het weekend tot 19:45 uur in het gebouw werken. De geleende buitendeursleutel moet op maandag t/m zaterdag voor 23:00 uur worden ingeleverd bij de receptie en op zondag voor 20:00 uur.

Waar kan ik persoonlijke spullen veilig opbergen in het Herta Mohr gebouw?
Als je een vaste werkplek krijgt in het Herta Mohr gebouw, kun je je spullen veilig opbergen in het ladeblok in je werkkamer.

Als je je werkplek deelt met de collega's van je afdeling, worden lockers of kasten beschikbaar gesteld voor het veilig opbergen van persoonlijke eigendommen.

Komt er een restaurant in het Herta Mohr gebouw?
Op de begane grond komt een bemande koffiecorner.

Zijn er plekken voor informele ontmoeting met collega's in het Herta Mohr gebouw?
Jazeker, ieder instituut en het Faculteitsbureau kan gebruikmaken van de sociale zones of common rooms die hiervoor zijn ingericht.

Kan ik in het Herta Mohr gebouw gebruik maken van een koelkast?
In de pantry's zijn koelkasten aanwezig.

Hoeveel boekenkasten krijg ik op mijn nieuwe kamer?
Er is ruimte voor maximaal twee boekenkasten per werkplek.

Waar kan ik mijn fiets kwijt bij het Herta Mohr gebouw?
Bij het Herta Mohr gebouw is een ondergrondse fietsenstalling aanwezig waar je je fiets veilig kunt stallen.

Waar kan ik mijn auto parkeren bij het Herta Mohr gebouw?
We moedigen medewerkers aan om met openbaar vervoer of met de fiets naar de universiteit te komen. Ben je met de auto? Dan is er beperkte parkeermogelijkheid in de parkeergarage onder het Herta Mohr gebouw, te bereiken via de Maliebaan.

Is het nodig om mijn ventilator mee te nemen naar het Herta Mohr gebouw?
In het Herta Mohr gebouw wordt gebruik gemaakt van een WKO-systeem. Deze warmte-en koudeopslag (WKO) is een duurzame en betrouwbare methode om gebouwen te verwarmen en te koelen met warmte of koude die tijdelijk is opgeslagen in de bodem. Daardoor is geen ventilator meer nodig. Je ventilator wordt niet mee verhuisd en blijft op je oude werkplek staan.

Contact

Bij wie kan ik terecht als ik overige vragen heb over de verhuizing?
Je kan contact opnemen met je contactpersoon uit het verhuisteam (zie het overzicht van contactpersonen op deze webpagina).

Het gebied ondergaat tot 2030 gefaseerd grote veranderingen, terwijl het onderwijs doorgaat. Bestaande onderwijsgebouwen worden  één voor één aangepakt. Soms wordt een pand verbouwd, in andere gevallen gaat het om (casco)renovatie. 

De eerste twee deelprojecten zijn afgerond. Het P.J. Vethgebouw, naast de Hortus botanicus, is in 2017 na een grootschalige interne verbouwing in gebruik genomen. Het tweede deelproject, de interne renovatie van het monumentale Arsenaal, is in 2020 afgerond. 

Het Herta Mohr gebouw wordt momenteel verbouwd volgens plan. De oplevering staat gepland voor 1 april 2024. Na de oplevering werkt de aannemer de restpunten af en vindt de grote schoonmaak van het gebouw plaats. Daarna wordt gestart met de inrichting (audiovisuele installaties, lichtwering, meubilair). Begin mei nemen het Faculteitsbureau van de Faculteit Geesteswetenschappen en het KITLV hun intrek in het nieuwe gebouw. Daarna volgt het Afrika-Studiecentrum. Vanaf begin juni verhuist het instituut LIAS van Matthias de Vrieshof naar het Herta Mohr gebouw. Als laatste verhuizen de Middle Eastern Library en IIAS na de zomer. Vanaf september 2024 zijn ook de collegezalen in gebruik. Zie rechts op deze pagina voor de actuele verhuisplanning.

Het volgende pand dat aan de beurt is voor renovatie is Cluster Noord (huidige Matthias de Vrieshof).

Met de nieuwe Humanities Campus, nauw verbonden met de Universiteitsbibliotheek en haar belangrijke collecties, wil de universiteit de kwaliteit van onderwijs en onderzoek garanderen voor studenten en onderzoekers. De campus moet een gebied worden waar studenten en medewerkers en ook passanten en inwoners van Leiden prettig kunnen verblijven: een aangename, groene plek met daaraan duurzame gebouwen met prettige werk- en studieplekken en een aantal openbare functies zoals een literair café en een restaurant.

Tijdens het bouwen kunnen onderwijs en onderzoek gewoon doorgaan.

De werkomgeving voor docenten, onderzoekers en medewerkers van de ondersteunende diensten in de gebouwen van de Humanities Campus wordt ingericht op een andere manier dan eerder. Efficiënt gebruik te maken van de beschikbare ruimte en van werkplekken is duurzamer, en vangt bovendien groei in aantal medewerkers op. We gaan toe naar een prettige werkomgeving met de modernste faciliteiten, veel licht, met koffiehoeken en een ‘huiskamer’ om elkaar te ontmoeten. Er komen aparte overleg- en vergaderplekken, voor iedereen te reserveren. Er zijn dus geen overlegplekken meer op de werkkamers. Daarbij komen projectkamers en werkkamers die gedeeld kunnen worden door collega’s. De ruimte voor boeken wordt niet vergeten; er zullen voldoende kasten of planken komen op de kamer en/of de gang. 

De indeling van de werkomgeving gebeurd uiteindelijk door de instituten zelf. De medewerkers van de instituten wordt in gebruikerssessies gevraagd waar zij behoefte aan hebben. 

De nieuwe efficiënte werkomgeving heeft als basis de werkpleknorm en Activiteitgericht Huisvesten (AGH). Het gedachtegoed van AGH is vanaf het begin in 2014 meegenomen in de planvorming van de Humanities Campus. 

Het in 2020 opgeleverde en gerenoveerde Arsenaal is een voorbeeld van de nieuwe werkomgeving, hoewel de medewerkers momenteel nog iets ruimer gehuisvest zijn dan de huidige werkpleknorm. 

De afdeling Vastgoed voert AGH en de werkpleknorm stapsgewijs in bij alle faculteiten van de Universiteit. De pilots AGH bij onder andere FSW en Rechten biedt onze faculteit de mogelijkheid om te zien welke elementen van AGH wel of niet bij onze faculteit kunnen werken. Daarom hebben we al regelmatig een rondleiding bij deze faculteiten georganiseerd en zullen we deze in het collegejaar 2022 -  2023 nogmaals aanbieden als daar behoefte aan is.

• De alternatieve Humanities Campus wordt ingericht volgens de nieuwe werkpleknorm. Individuele werkkamers met boekenkasten en ruimte voor gesprek met studenten blijven mogelijk. Er komen één- en meerpersoonskamers met vaste of flexibele werkplekken en grote en kleine overlegplekken. Per instituut zullen de voorkeuren hierover uiteenlopen. Binnen de begrenzing van ruimte en budget zal hiermee dus rekening worden gehouden. Het streven is dat in elk geval de vaste staf een vaste werkplek heeft.
• Aanwezigheidsonderwijs (fysiek) blijft de basis van onze opleidingen. Daarnaast willen we ook voorzieningen hebben die ondersteuning van onlineonderwijs mogelijk maken op kwalitatief hoog niveau.
• Regelmatige aanwezigheid van de staf in onze gebouwen blijft de norm. Individuele voorkeuren en ritmes lopen sterk uiteen, maar instituten –onderwijs en onderzoek – bestaan bij de gratie van aanwezigheid van stafleden. Wel is te verwachten dat meer collega’s vaker van huis uit willen werken gesteund door het thuiswerkbeleid.
• Er wordt zowel geïnvesteerd in werkplekken als in ontmoetingsruimtes. Ontmoeting is een kernfunctie van universiteitsgebouwen, tegelijkertijd is er de noodzaak van rustige werk- en overlegplekken. Als bekend is hoeveel m2 een instituut toebedeeld krijgt en er een ontwerp voor de nieuwe gebouwen beschikbaar is, kan in elk instituut de discussie gestart worden over de vraag hoe de beschikbare m2 het beste kunnen worden ingedeeld. De instituten zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor de daadwerkelijke indeling van medewerkers op specifieke werkplekken.
• De ontwikkeling van de alternatieve Humanities Campus vindt plaats op basis van de visie Humanities Campus en binnen de financiële kaders en bouwkundige mogelijkheden.