Een verwerking van persoonsgegevens moet in principe worden opgenomen in het verwerkingsregister. Een aantal veel voorkomende standaardhandelingen zijn echter toegestaan:

• Het notuleren van een vergadering 
• Het voorbereiden van een presentatie
• Het inplannen van vergaderingen
• Handelingen die het Privacyloket heeft goedgekeurd

Zorg dan dat:

• Je de gegevens uiterlijk 6 maanden bewaart
• Je de gegevens verwerkt op de ICT-infrastructuur van de universiteit en in Microsoft Office
• 1 persoon verantwoordelijk is voor het bestand
• Er maar 1 kopie van het bestand met de persoonsgegevens is

Probeer het gebruik van bijzondere persoonsgegevens te vermijden. Bijvoorbeeld door in notules te vermelden dat iemand afwezig is, zonder te vermelden dat deze persoon ziek is.

Wil je de gegevens langer bewaren dan 6 maanden? Of verwerk je bijzondere persoonsgegevens? Dan moet je ze laten opnemen in het verwerkingsregister.