Hoeveel tijd kost het registreren van mijn reizen straks? En andere vragen over het nieuwe mobiliteitsbeleid
Vanaf 1 november komt er een nieuw mobiliteitsbeleid en gaan we onze woon-werkreizen bijhouden met een app. De nieuwe regeling is niet alleen duurzamer, maar gaat ons ook tijd en moeite schelen, zeggen de vakbondsvertegenwoordigers van het Lokaal Overleg.
Het Lokaal Overleg is het overleg van de vakbonden met het college van bestuur en komt op voor de belangen van medewerkers. Nicole van Os is voorzitter van de vakbondsdelegatie en zit in het overleg namens de Algemene Onderwijsbond (AOb). Ian Hornes vertegenwoordigt CNV Overheid.
1. Dag Nicole en Ian, er wordt al langer gevraagd om een andere reiskostenvergoeding. Waardoor is het balletje nu gaan rollen?
Nicole: ‘Als Lokaal Overleg hebben we inderdaad al vaak geroepen dat dit beter moet. Ook de Universiteitsraad was het daarmee eens, maar omdat deze regeling onder de arbeidsvoorwaarden valt, lag het toch vooral op de tafel van de vakbonden. Maar een andere reiskostenvergoeding is nu eenmaal niet zomaar geregeld, want dat kost tijd en geld. De doorbraak kwam uiteindelijk vanaf de werkvloer doordat de bedrijfsvoerders van faculteiten erop aandrongen dat het anders moest.’
Ian: ‘Hun argument was dat we door de huidige regeling personeel verliezen. De arbeidsmarkt is immers veranderd en organisaties hebben steeds meer moeite om aan personeel te komen. Dus waarom zou je vanuit Amsterdam, Rotterdam of Utrecht in Leiden gaan werken als je daar ook hele goede universiteiten hebt én op je reiskosten kunt besparen? Daar verloren wij het op. En vooral voor moeilijk invulbare functies ging dat problemen opleveren.’
‘We hebben het altijd belangrijk gevonden dat het een groene, duurzame regeling zou worden’
2. Waarom is er gekozen voor een volledige vergoeding voor openbaar vervoer?
Nicole: ‘Als vakbonden hebben wij het altijd belangrijk gevonden dat het een groene, duurzame regeling zou worden. Daar staat het college van bestuur gelukkig ook volledig achter. Bovendien is er nieuwe wetgeving die werkgevers verplicht om bij te houden hoeveel CO2 ze uitstoten – en een groot gedeelte daarvan komt door woon-werkverkeer en de binnenlandse dienstreizen. Met dit nieuwe systeem wordt dat meteen geregistreerd zodat de universiteit deze informatie kan aanleveren bij de overheid.’
3. Hoe gaat het straks praktisch in zijn werk?
Nicole: ‘Het nieuwe systeem werkt met de Shuttel app en een bijbehorende reiskaart voor het openbaar vervoer. Als je deze kaart gebruikt om in te checken, wordt je reis automatisch geregistreerd. Je kunt de Shuttel-kaart ook voor privéreizen gebruiken, al moet je die dan natuurlijk wel maandelijks zelf afrekenen. Op woensdag 16 oktober krijgen alle medewerkers een registratiemail voor de Shuttel-kaart.’
4. Zijn we straks extra tijd kwijt aan het registreren van reizen?
Ian: ‘Nee, de app moet dat juist makkelijker maken, daar zijn we als Lokaal Overleg extra kritisch op geweest. Je kunt in Shuttel van tevoren al veel standaardinformatie invullen, zoals je vaste reisroute naar werk. Dat wordt een herhalende reis genoemd. Ook voor je reiskosten bij binnenlandse dienstreizen gaat dit tijd en moeite schelen. Nu moet je nog handmatig bonnetjes invoeren in SAP Self Service, straks gebruik je de app en betaalt de universiteit automatisch je reiskosten.’
5. Gaan we deze app permanent gebruiken?
Ian: ‘We gaan nu in elk geval voor een jaar van start, daarna zullen we het nieuwe beleid evalueren.’
Nicole: ‘De regeling zou later eventueel nog kunnen worden uitgebreid met andere soorten vervoer, denk bijvoorbeeld aan een fiets-leaseplan. Maar dat zijn echt ideeën voor de toekomst, zeker omdat we nu financieel zwaardere tijden tegemoet gaan.’
‘Je kunt in Shuttel van tevoren al veel standaardinformatie invullen, zoals je vaste reisroute naar werk’
6. Het ov is niet voor iedereen ideaal. Is er ruimte voor uitzonderingen?
Nicole: ‘Zeker, daar hebben we ons hard voor gemaakt. Ook al willen we het gebruik van het OV stimuleren, soms is het gewoon niet mogelijk om met het OV te reizen. Bijvoorbeeld omdat je op een plek woont waar nauwelijks bussen rijden of omdat je op onregelmatige tijden werkt. Maar ook voor de eigen auto is de vergoeding aangepast. Het maximum van 45 euro per maand vervalt en wordt vervangen door een maximum van 45 kilometer enkele reis. Min de 10 kilometer grens is het maximum dan 35 kilometer per enkele reis. Medewerkers zullen er niet op achteruit gaan.’
Ian: ‘En als dat wel zo is, horen wij dat heel graag. Dan gaan we meteen weer om tafel met het CvB.’
7. Zijn er afspraken met Shuttel gemaakt rondom privacy en persoonsgegevens?
Ian: ‘Ja, met de achterliggende partij zijn harde contracten afgesloten over de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens. Het systeem voldoet volledig aan de Europese privacywetgeving. En tot slot misschien nog ter geruststelling: het CvB weet straks niet hoe vaak jij als medewerker reist of waar je in je vrije tijd heen gaat. Zij krijgen relevante managementinformatie over het aantal reizen en de bijbehorende CO2-uitstoot, maar géén details over individuele medewerkers.’
Activeer vanaf 16 oktober jouw Shuttel-account
Het nieuwe mobiliteitsbeleid treedt vanaf 1 november in werking. Je ontvangt daarom op woensdag 16 oktober een eerste mail van Shuttel op je universitaire e-mailadres met het verzoek om je te registeren voor de Shuttel-kaart en je account te activeren. Na registratie krijg je de kaart thuisgestuurd. Iedereen ontvangt de Shuttel-kaart, ook als je minder vaak met het OV reist. Registreer je je niet? Dan stuurt Shuttel je wekelijks een reminder.
Nu alvast meer weten? Op deze pagina vind je meer informatie over de implementatie van Shuttel en een korte video over hoe de app werkt. Je kunt ook de FAQ raadplegen.
Tekst: Evelien Flink
Banner: Shuttel