Wil je een promotietraject volgen?

• Reageer dan op een advertentie,
• of leg zelf contact met een hoogleraar of UHD met ius promovendi in het beoogde vakgebied om je onderzoeksplannen te bespreken en te horen of de betrokkene bereid is om als promotor op te treden. 

Wat gebeurt er als je hebt gesolliciteerd op een vacature?

Solliciteer je als kandidaat-promovendus op een vacature? Dan wordt tijdens het sollicitatieproces nagegaan of je voldoet aan de opleidingseis en wordt vastgesteld dat er een promotor is. 

Wat gebeurt er na een open sollicitatie?

• Zo spoedig mogelijk nadat je als de kandidaat-promovendus overeenstemming hebt bereikt met je beoogde promotor, krijg je schriftelijk bericht van de hoogleraar of UHD met ius promovendi. In het bericht staat of de hoogleraar of UHD met ius promovendi al dan niet bereid is als promotor op te treden. 
• Ga na  of je voldoet aan de wettelijke opleidingseis. Voldoe je daar niet aan, dan kun je  de decaan om ontheffing vragen (met formulier A, zie art. 3: “Toegang tot de promotie”). 
• Heb je als de kandidaat-promovendus de bereidverklaring van de beoogd promotor ontvangen? Verzoek de decaan dan (in Converis) de desbetreffende hoogleraar of UHD met ius promovendi als promotor en een tweede of copromotor aan te wijzen. Wanneer je als promovendus op een vacature bent aangenomen, vervalt deze stap.  

Toelating tot de Graduate School 

Zodra de decaan de (co)promotoren heeft aangewezen, vraag je als promovendus de Graduate School om toelating (met gebruikmaking van het daar geldende formulier en onder overlegging van de daar gevraagde bescheiden).

Zodra de decaan het verzoek heeft ontvangen een hoogleraar of UHD met ius promovendi aan te wijzen als promotor, stelt de decaan vast of de promovendus aan de opleidingseis voldoet. In het bevestigende geval dan wel in het geval dat de promovendus door de decaan ontheffing heeft verkregen van die eis, wijst de decaan (in Converis) de hoogleraar of UHD met ius promovendi die zich bereid heeft verklaard als promotor op te treden, als zodanig aan.

Om ervoor te zorgen dat de promovendus meer dan één begeleider heeft, wijst de decaan namens het College voor Promoties naast de hierboven bedoelde promotor nog een tweede promotor of copromotor aan, al dan niet van de faculteit. In uitzonderlijke gevallen wijst het College voor Promoties, op voordracht van de decaan, een derde promotor aan. 

Afgezien van de onderlinge taakverdeling tussen de promotores, draagt elk van hen verantwoordelijkheid voor het proefschrift als geheel.

De promotor stelt binnen drie maanden na aanwijzing als zodanig, in overleg met de andere begeleiders en de promovendus een opleidings- en begeleidingsplan vast voor de promovendus. Dit plan voorziet in periodiek overleg tussen (co)promotores en promovendus en schriftelijke verslaglegging daarvan. De (co)promotores bepalen na overleg met de promovendus hun onderlinge taakverdeling en leggen deze vast. Nota bene: Het verzoek tot benoeming van een copromotor kan in elk stadium van het promotieonderzoek aan de decaan worden gedaan. 

Merk op dat in dit document ook afspraken worden vastgelegd over het opleidingsplan, zoals bedoeld in Promotiereglement art. 3 lid 1c.

Als promovendus leg je het manuscript van het proefschrift als geheel of in gedeelten voor aan de (co)promotores om te toetsen of het proefschrift voldoet aan de eisen. Je brengt de met de (co)promotores overeengekomen wijzigingen in het manuscript aan en dient het manuscript vervolgens in zijn geheel ter goedkeuring in bij de (co)promotores.

Wanneer de (co)promotores van oordeel zijn dat het manuscript aan de daaraan te stellen eisen voldoet (waaronder de eisen van wetenschappelijke integriteit) en kan gelden als proeve van bekwaamheid tot het zelfstandig beoefenen van de wetenschap, geven zij hun goedkeuring. Binnen zes weken na inlevering van het manuscript bij de promotor bericht deze de promovendus dat het manuscript (al dan niet) is goedgekeurd als proefschrift. Van dit bericht gaat een afschrift naar de decaan en het College voor Promoties.

Zo spoedig mogelijk na de goedkeuring van het manuscript, legt je als  promovendus aan de promotor stellingen voor. Dit zijn:

• ten minste vier stellingen die betrekking hebben op het onderwerp van het proefschrift,
• ten minste vier wetenschappelijke stellingen die betrekking hebben op het vakgebied van het onderwerp van het proefschrift
• en ten hoogste vier stellingen over een of meer onderwerpen ter keuze van de promovendus. 

Het totaal aantal stellingen is maximaal twaalf.

Zodra de promotor het manuscript als proefschrift heeft goedgekeurd, stelt de promotor een promotiecommissie samen en vergewist zich van de bereidheid van de betrokkenen om het lidmaatschap van de commissie te aanvaarden. Daarna verzoekt de promotor de decaan (in Converis) om de commissie in te stellen. Promotor(es) en (co-) promotores kunnen geen deel uitmaken van de promotiecommissie. De promovendus legt zo spoedig mogelijk nadat het tijdstip van de promotie is vastgesteld het niet-wetenschappelijk deel voor goedkeuring voor.

Uiterlijk drie weken na de ontvangst van het besluit van de promotor tot goedkeuring van het manuscript als proefschrift stelt de decaan op verzoek van de promotor de promotiecommissie in en benoemt één van de leden, zijnde Leids hoogleraar of UHD met ius promovendi als secretaris. 

De secretaris ontvangt van de promovendus voldoende papieren exemplaren of een digitaal exemplaar van het manuscript ter verspreiding onder de leden van de commissie. De secretaris verstrekt de commissieleden het proefschrift en verzoekt hen binnen zes weken te laten weten of de promovendus met het proefschrift een zodanig bewijs van bekwaamheid tot het zelfstandig beoefenen van de wetenschap heeft geleverd dat de promovendus tot de verdediging ervan kan worden toegelaten. De leden van de promotiecommissie kunnen hiervoor gebruikmaken van een formulier.

De promotiecommissie geeft binnen zes weken na ontvangst van het proefschrift schriftelijk antwoord aan de secretaris op de gestelde vraag. Zo nodig komt de promotiecommissie in vergadering bijeen. De promotor(es) en copromotor(es) wonen deze vergadering niet bij en onderhouden met de commissieleden geen direct contact.

De secretaris van de promotiecommissie draagt zorg voor een onmiddellijke schriftelijke mededeling van het besluit van de toelating dan wel de weigering daarvan aan de decaan met een afschrift daarvan aan de promotor en het College voor Promoties.

De promotor brengt de promovendus op de hoogte van het besluit van de promotiecommissie dat de promovendus al dan niet is toegelaten tot de verdediging.

Zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het afschrift van het besluit van de promotiecommissie dat de promovendus tot de verdediging van het proefschrift kan worden toegelaten, stelt de decaan vast of de promovendus toegang heeft tot de promotie. De decaan doet hiervan onverwijld, met gebruikmaking van bijlage C, mededeling aan de promovendus, de promotor, de pedel en het College voor Promoties. 

Voor de toegang tot de verdediging van een proefschrift op het terrein van de Kunsten geldt een ietwat afwijkende procedure, inhoudende dat de decaan de promovendus toegang geeft tot de promotie, nog voorafgaande aan het besluit van de promotiecommissie maar wel onder voorbehoud van dit besluit (zie artikel 24.2 van het promotiereglement 2021). 

In dat bericht wordt ook verklaard dat de promovendus voldoet aan de vereisten in art. 3 van het Promotiereglement en dat wil voor werknemer- en beurspromovendi die starten op of na 1 januari 2024 ook zeggen dat zij een vooraf afgesproken opleidingsplan afgerond hebben.

De promovendus meldt zich door middel van bijlage F voor de verdediging van het proefschrift aan bij de pedel. De promovendus mag het proefschrift pas vermenigvuldigen nadat de promotiecommissie heeft besloten dat de promovendus tot de verdediging daarvan kan worden toegelaten en de decaan heeft vastgesteld dat de promovendus toegang heeft tot de promotie (zie onder 13). 

Tot vermenigvuldiging van het niet-wetenschappelijk gedeelte kan pas worden overgegaan, nadat de decaan ermee akkoord is gegaan. De titelpagina van het proefschrift en de achterkant daarvan behoeft ook de goedkeuring van de pedel. De pedel verleent deze toestemming tijdig.

De pedel stelt het tijdstip van de promotie vast na overleg met de promotor, de promovendus en de decaan. Dit tijdstip wordt niet eerder bepaald dan nadat door de decaan is vastgesteld dat de promovendus toegang heeft tot de promotie (zie onder 13). Met de wensen van de promovendus omtrent de datum wordt zoveel mogelijk rekening gehouden. 

De promovendus levert minimaal 4 weken voor de promotiedatum een korte publiekssamenvatting van het proefschrift in via een online formulier. De samenvatting wordt geplaatst bij het agendabericht over de promotie op de universitaire website. De webredactie of zij de resultaten van het promotieonderzoek bekend willen maken bij een breder publiek, bijvoorbeeld met een nieuwsbericht op de website en/of het attenderen van journalisten. Dit is afhankelijk van de nieuwswaarde van het onderzoek, en gebeurt uiteraard altijd in overleg met de promovendus.

Vul het formulier in

Ten minste drie weken voor het tijdstip van de promotie bezorgt de promovendus: 

• twee exemplaren van het proefschrift en de los ingevoegde stellingen op het bureau van de pedel; 
• een door de decaan te bepalen aantal bij de decaan, 
• voldoende exemplaren onder de leden van de oppositiecommissie,
• twee exemplaren bij de Universiteitsbibliotheek. 

Ook levert de promovendus het proefschrift op een door de bibliothecaris van de universiteit bepaalde wijze in elektronische vorm aan bij de Universiteitsbibliotheek, voor opname in Scholarly Publications. 

Ten minste drie weken voor het tijdstip van de promotie verschaf verschaft de promovendus de universiteit ook een licentie voor niet-exclusieve openbaarmaking van het proefschrift in digitale vorm, zo nodig met een tijdelijk embargo. Voor het verschaffen van deze licentie tekent de promovendus de door het College van Bestuur vastgestelde standaard licentieovereenkomst bijlage B. 

De promotor doet de decaan schriftelijk een voorstel voor de samenstelling van de oppositiecommissie. De (co-)promotor(es) maken geen deel uit van de oppositiecommissie. De rector en de decaan (of door hen aangewezen vervangers) treden op als voorzitter resp. secretaris.

De decaan stelt de samenstelling van de oppositiecommissie vast. 

De promovendus verdedigt het proefschrift in het openbaar ten overstaan van de oppositiecommissie. De (co-)promotores maken geen deel uit van de oppositiecommissie, maar kan/kunnen wel deelnemen aan de oppositie. 

Na afloop van de mondelinge verdediging trekt de oppositiecommissie zich terug voor beraad. De (co-)promotor(es) is/zijn bij dit beraad aanwezig en doet/doen een voorstel ten aanzien van het verlenen van het doctoraat, maar heeft/hebben bij de bespreking van dit voorstel geen stemrecht. Indien de oppositiecommissie besluit het doctoraat te verlenen, wordt de promotor door de rector gemachtigd het doctoraat te verlenen. 

Cum laude-regeling 

De regels m.b.t. de verlening van het doctoraat ‘cum laude’ zijn vastgelegd in artikel 32 van het promotiereglement. De procedure is omschreven in de Cum laude-regeling (bijlage D).