Al enige jaren wordt er gevraagd om een verbetering van de huidige reiskostenvergoeding. Het Mobiliteitsonderzoek 2023 toont aan dat we de beperkte reiskostenvergoeding voor vooral openbaar vervoer moeten verbeteren. Een betere OV-vergoeding past in ons mobiliteitsbeleid dat erop gericht is om zo duurzaam mogelijk te reizen.

Daarnaast zijn we sinds 1 juli 2024 verplicht om bij te houden hoeveel CO2-uitstoot er gepaard gaat met reizen. Hierbij wordt gekeken naar het aantal gemaakte kilometers en de gebruikte vervoersmiddelen. Dit geldt voor woon-werkverkeer, maar ook voor binnenlandse dienstreizen. We gaan Shuttel gebruiken om aan deze nieuwe wetgeving op het gebied van duurzaamheid te voldoen, door middel van de registratie van ons daadwerkelijke woon-werkverkeer.

Het nieuwe mobiliteitsbeleid wordt ingevoerd voor de duur van één jaar. Komend jaar zal geëvalueerd worden of eventuele aanpassing in de vergoedingsbedragen nodig is.

De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het vervoersmiddel en het aantal kilometers van je woon-werkreis of binnenlandse dienstreis.

Woon-werk met openbaar vervoer

• De ov-kosten worden volledig (dus voor 100%) vergoed
• De vergoeding geldt alleen voor tweede klas reizen met een Shuttel-kaart
• Wat niet wordt vergoed is: ov-fiets, parkeerreductie bij NS-stations en fietsenstallingvergoeding

Lees de instructie van Shuttel hoe je je Shuttel-kaart gebruikt.

Woon-werk met de fiets/scooter/te voet

• De vergoeding bedraagt 7 cent per kilometer, vanaf een afstand van 10 kilometer
• Maximaal 45 kilometer (enkele reis) wordt vergoed
• De eerste 10 kilometer wordt niet vergoed. Dat betekent dat je maximaal 35 kilometer vergoed krijgt.

Lees de instructie van Shuttel hoe je je reizen met eigen vervoer registreert.

Woon-werk met de auto/motor

• De vergoeding bedraagt 7 cent per kilometer, vanaf een afstand van 10 kilometer
• Maximaal 45 kilometer (enkele reis) wordt vergoed
• De eerste 10 kilometer wordt niet vergoed. Dat betekent dat je maximaal 35 kilometer vergoed krijgt.
• Een parkeerabonnement aanvragen is mogelijk. Aanvragen gaat via het Serviceplein. Zie Parkeerabonnement aanvragen of verlengen

Lees de instructie van Shuttel hoe je je reizen met eigen vervoer registreert.

Als je een dienstreis wilt maken, bespreek je dit in eerste instantie met jouw leidinggevende. In principe reis je met het openbaar vervoer tweede klas, tenzij dit niet mogelijk is. Ga je met het OV, dan kun je de Shuttel-kaart gebruiken en de reis aanmerken als ‘zakelijk’. Twee weken na livegang op 1 november zijn de SAP-nummers pas hiervoor beschikbaar. Je kunt tot die tijd je declaraties opsparen of alvast invoeren zonder SAP-nummer.

Reis je met toestemming met je eigen auto, dan geldt een vergoeding van 23 cent per km. Bij een dienstreis met eigen vervoer kun je de reis in Shuttel invoeren en classificeren als ‘zakelijk'. In Shuttel zul je bij het invoeren een veld zien voor een projectcode. Hier kun je het SAP-nummer invoeren waar je kosten op mag boeken. Het systeem controleert automatisch of het door jou ingevoerde SAP-nummer ook daadwerkelijk bestaat.

Reis je met toestemming met een taxi of huurauto? Dan vergoeden we de kosten volledig. Je moet de rittenstaat van de huurauto of taxi bijhouden en via de gebruikelijke route declareren in Self Service (via het FSSC).

Wat niet wordt vergoed is: de thee/koffie en lunch. Als je ergens overnacht, dan krijg je wel logies, diner en ontbijt vergoed. Ook die kosten declareer je via de gebruikelijke route in Self service (via het FSSC). Zie verder Vergoeding binnenlandse dienstreis

Lees de instructie van Shuttel hoe je je Shuttel-kaart gebruikt. Voor een binnenlandse dienstreis met het ov check je in met Shuttel. Daarin registreer je de reis als ‘zakelijk’.

Lees de instructie van Shuttel hoe je je reizen met eigen vervoer registreert als ‘zakelijk’.

Nee, de reis- en verblijfkosten van dienstreizen over de grens kun je niet via Shuttel declareren, dat doe je via Self Service. Ga je op buitenlandse dienstreis met de trein, dan gebruik je vanaf het Nederlandse vertrekstation UniGlobe. De reis moet je via Uniglobe boeken en afhandelen. Declaraties voor Buitenlandse reizen lopen via het FSSC. Zie Vergoeding buitenlandse dienstreis - Universiteit Leiden.

De Universiteit heeft ervoor gekozen om de 10 kilometergrens van vergoeding te behouden om duurzamer reizen te kunnen bekostigen en daarmee te stimuleren. Deze grens geldt niet als je met het openbaar vervoer naar je werk komt

De wet- en regelgeving over CO2 registratie stelt het verplicht om al het woon-werkverkeer te registreren. Ook als het minder dan 10 km betreft. Daarnaast is deze registratie van belang om op een later moment gebruik te kunnen maken van de fiscale uitruil via het keuzemodel. Bovendien registreer je in Shuttel ook je thuiswerkdagen; je moet je thuiswerkdagen in Shuttel registreren om de thuiswerk- en internetvergoeding te ontvangen.

Ja zeker, elke maand vul je je thuiswerkdagen en reisdagen in via de Shuttel app/website. Er hoeft geen akkoord gegeven te worden door je leidinggevende op je thuiswerkdagen/ dienstreizen etc.  Wel blijft dit een onderdeel van gesprek tussen jou en je leidinggevende. Als je geen thuiswerkdag registreert, dan ontvang je geen thuiswerkvergoeding. Dat geldt ook voor de internetvergoeding.

Lees de instructie van Shuttel hoe je je thuiswerkdagen registreert.

De tegemoetkoming voor het thuiswerken bestaat uit 2 euro netto per thuiswerkdag en 25 euro netto per maand internetvergoeding. Hiervoor moet je elke maand je thuiswerkdagen registreren in Shuttel. Je kunt meerdere dagen per keer aanmerken als thuiswerkdag. Bij één thuiswerkdagregistratie, wordt de internetvergoeding automatisch geactiveerd. Als je geen thuiswerkdag registreert, dan ontvang je geen internetvergoeding. Jouw leidinggevende hoeft geen akkoord te geven op de registratie van jouw thuiswerkdagen/ dienstreizen etc. Wel blijft thuiswerken en/of op locatie werken onderwerp van gesprek tussen jullie.

Lees de instructie van Shuttel hoe je je thuiswerkdagen registreert.

De Universiteit heeft ervoor gekozen om in eerste instantie in te zetten op verduurzaming van ons mobiliteitsbeleid. Hierdoor is de keuze gemaakt om openbaar vervoer voor 100% te vergoeden. Je kunt de fiscale uitruil van het keuzemodel gebruiken om de volledige fiscale vergoeding te krijgen. Voor een binnenlandse dienstreis met de auto wordt wel een vergoeding van 23 cent per kilometer gehanteerd.

De eerste stap is om nu volledige vergoeding te geven voor OV-reizen. Daarmee hopen we veel medewerkers een verbetering te bieden wat betreft arbeidsvoorwaarden. Bij de evaluatie gaan we kijken waar nog ruimte zit.

Uitbetaling volgt altijd één maand na registratie van de reis of de thuiswerkdag. Je hebt tot de laatste dag van de eerstvolgende maand de tijd om jouw reis te registreren in Shuttel. Dat geldt ook voor je thuiswerkdagen. Als je je ritten hebt geregistreerd, stuurt Shuttel de gegevens aan het einde van de maand naar de universiteit. Daar wordt de afhandeling verzorgt en zie jij je vergoeding terug in je volgende salaris.

Wil je een controle doen op de door jou ingediende reiskosten versus de uitbetaling op jouw loonstrook? Ga dan in Shuttel naar Transacties (onder financiën) en maak een download van al jouw transacties. Kolom AA geeft aan of ze al gerapporteerd zijn naar Shuttel, en in welke periode. Houd er rekening mee dat Shuttel alleen rapporteert over hetgeen zij aan invoer hebben doorgekregen. Heb je jouw reiskosten over november pas in december ingevoerd? Dan moet je wachten tot uitbetaling in januari.

Reizen tussen de gebouwen van de universiteit binnen de gemeente Leiden wordt niet gezien als dienstreis en wordt niet vergoed. Hetzelfde geldt voor reizen tussen gebouwen van de universiteit binnen de gemeente Den Haag. Echter, als je tijdens je werkdag van een gebouw van de Universiteit Leiden in Leiden naar een gebouw van de Universiteit Leiden in Den Haag reist of vice versa, dan geldt dit wel als een dienstreis en krijg je een vergoeding. 

Voor je reisdagen mag je een (aanvullende) kilometervergoeding aanvragen vanuit het keuzemodel arbeidsvoorwaarden. Je krijgt niet de volledige reiskosten vergoed, maar door de inzet van je bruto-inkomen profiteer je van fiscaal voordeel.  Jouw reisbewegingen en reisdagen in Shuttel gelden als basis voor het keuzemodel. De manier van aanvragen verandert niet en is nog steeds via Self Service. Wel verandert de verrekening. Er wordt dus uitgegaan van jouw gegevens in Shuttel. Daarom is het van belang dat je jouw kilometers maandelijks registreert in Shuttel. Zie Kilometervergoeding - Universiteit Leiden hoe dat precies in zijn werk gaat.

Je ontvangt een melding als je een combinatie maakt die systeemtechnisch niet mogelijk is. Het systeem verkiest een thuiswerkdag boven een woon-werkverkeer reis. Wil je liever je woon-werkverkeer vergoed zien, dan kun je je thuiswerkdag in Shuttel verwijderen.

De zakelijke reis is hetzelfde als de binnenlandse dienstreis.

Er wordt alleen vergoed als je werkt (thuis of op kantoor). Vergoeding stopt als je niet werkt wegens volledige ziekte, volledig buitengewoon verlof, maar ook tijdens vakantie. Want in Shuttel krijg je je actuele reiskosten vergoed; als je geen reisbeweging in het systeem zet, ontvang je ook geen reiskostenvergoeding . Als je naar de bedrijfsarts gaat, dan kun je die reisbeweging in Shuttel registreren, zodat je voor die reis een vergoeding ontvangt.

In principe is je standplaats Leiden en/of Den Haag en woon en werk je in Nederland. Zijn er eerder andere afspraken met je vastgelegd en woon je buiten Nederland? Dan gelden de universitaire regelingen voor reiskosten- en thuiswerkvergoeding en de registratie van het aantal reisdagen naar locatie in Shuttel ook voor jou. Dit betekent dat je overlegt met je leidinggevende over het aantal thuiswerkdagen en het aantal dagen dat je op locatie werkt. Let er dus op dat je reisdeclaraties overeenkomen met de afspraken die je met je leidinggevende hebt gemaakt over het thuiswerken in je woonland. Dit is belangrijk omdat het mede bepaalt waar je sociaal verzekerd bent. Heb je hierover geen advies ontvangen van Global Mobility, neem dan contact op met je HR-adviseur.

NB: Blijf alert als er wijzigingen zijn in je werk- en/of privésituatie die relevant zijn om te mogen werken vanuit het buitenland. Bespreek dit altijd met je leidinggevende.

Als je meerdere dienstverbanden hebt en een dienstreis wilt maken, bespreek je dit in eerste instantie met jouw leidinggevende. Ga je met het OV, dan kun je de Shuttelkaart gebruiken en de reis aanmerken als ‘zakelijk’. Als je de dienstreis met eigen vervoer maakt, dan kun je de reis in Shuttel invoeren en classificeren als ‘zakelijk'. Vervolgens vul je het SAP-nummer in, die je daarvoor wilt gebruiken.

Ben je student-assistent of stagiair en heb je een studenten-OV-chip-weekkaart? Dan kom je niet in aanmerking voor een vergoeding.  Dat geldt ook voor oproepkrachten (al dan niet via JobMotion), freelancers, beurspromovendi zonder dienstverband. Ook zijn zij uitgezonderd van de reiskosten, thuiswerk- en internetvergoeding.  Student-assistenten en stagiairs die aantoonbaar reiskosten woon-werkverkeer moeten maken, komen wel in aanmerking voor een tegemoetkoming.  Dit moet bij de indiensttreding of voor aanvang van de stage worden aangetoond en vastgelegd.

Je kunt het betreffende SAP-nummer invullen als je je dienstreis op een bepaald budget moet boeken.

Als je nieuw in dienst bent, ontvang je na indiensttreding een email om je te registreren bij Shuttel. Pas na die registratie zal de Shuttel-kaart naar het door jou ingevoerde adres worden verstuurd. De gemaakte ov-kosten kun je, na toegang tot Shuttel, declareren via de ‘declaratie’ button. Gemaakte reizen met eigen vervoer kun je, zodra je toegang hebt tot de app / Mijn Shuttel omgeving met terugwerkende kracht registreren. Twee weken na livegang op 1 november zijn de SAP-nummers pas hiervoor beschikbaar. Je kunt tot die tijd je declaraties opsparen of alvast invoeren zonder SAP-nummer.

Naast de Shuttel app op je mobiel kun je je reis- en thuiswerkdagen ook registreren in Mijn Shuttel-omgeving op je laptop of desktop. Daarvoor log je in op mijn.shuttel.nl. Overal waar  wordt gesproken over handelingen in de app, kun je die ook toepassen in de online Mijn Shuttel-omgeving.

Kijk op de website van Shuttel voor meer informatie over de app.

Je kunt terugkerende ritten automatiseren. Wel is het noodzakelijk om maandelijks jouw reisbewegingen/thuiswerkdagen in de app / Mijn Shuttel omgeving te zetten. Als je jouw ritten als ‘herhalend’ registreert, dan kost deze gehele handeling maximaal 5 minuten per maand. Zo zorg je ervoor dat je altijd de juiste vergoeding ontvangt. Daarnaast zorgen we ervoor dat we volledig kunnen voldoen aan de verplichte CO2-registratie.

Zorg dat je je reizen met de Shuttelkaart tijdig classificeert in de app. Classificeren is aangeven wat het reisdoel was:  woon-werk of zakelijk. Het is belangrijk dat je dit uiterlijk doet op de laatste dag van de eerstvolgende maand nadat je de reis hebt gemaakt. Je ontvangt reminders als je de reis nog niet geclassificeerd hebt. Heb je dit 10 weken na de gemaakte reis nog steeds niet gedaan? Dan gaan we ervan uit dat het om een privéreis gaat. De kosten worden dan bij jou in rekening gebracht door middel van een machtiging.

Ja, alleen binnenlandse dienstreizen.  Al je OV-reizen moet je zelf classificeren als woon-werkverkeer, dienstreis of privéreis. Bij dienstreizen kies je voor de classificatie ‘zakelijk’.

Standaard woon-werkverkeertrajecten worden door Shuttel automatisch herkend en geclassificeerd als woon-werkverkeer zodra je incheckt met je Shuttelkaart. Als je met eigen vervoer reist, kun je een herhalende rit invoeren. Je geeft maandelijks aan op welke dagen je die reis hebt gemaakt en op welke dagen je hebt thuisgewerkt.

Shuttel ziet op dit moment nog elke geregistreerde reis als losse enkele reis. Dat betekent dat het systeem de 10 kilometergrens op elke losse reis zet. Om ervoor te zorgen dat de grens van 10 kilometer maar een keer van jouw enkele reis wordt afgehaald, registreer je jouw enkele reis van je huisadres naar je werklocatie en kies je vervolgens voor één vervoersmiddel. Kies het vervoersmiddel dat je het meest hebt gebruikt.

• Gebruik je meerdere vervoersmiddelen en is je reis langer dan 10 kilometer? Stel, je moet 2 kilometer fietsen en nog 10 kilometer met de auto. Registreer dit dan als één reis en kies daarbij het vervoersmiddel dat jij het meest hebt gebruikt. In dit voorbeeld kies je dus voor de auto. Zo krijg je de juiste vergoeding.
• Gebruik je meerdere vervoersmiddelen en is je reis korter dan 10 kilometer? Dan kun je de afzonderlijke ritten, indien gewenst, apart registreren. Omdat je totale reis onder de 10 kilometer is, ontvang je geen vergoeding.

Om het gebruik van de Shuttel-kaart en mobiliteitsdiensten mogelijk te maken, verwerkt Shuttel je gegevens, waaronder locatiegegevens. Deze (locatie-)gegevens worden verkregen van andere mobiliteitsaanbieders waarvan gebruik wordt gemaakt met behulp van de Shuttel-kaart. In het Privacy Statement van Shuttel vind je meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens.

Shuttel neemt verschillende maatregelen om de gegevens van hun klanten te beschermen. Zo zijn ze bijvoorbeeld gecertificeerd voor hun beveiliging volgens de internationale standaard ISO 27001, slaan ze de gegevens versleuteld op en testen ze tussendoor het systeem en de app op kwetsbaarheden. 

Registratie in de app kan met terugwerkende kracht tot een maand terug. Je moet dat uiterlijk doen op de laatste dag van de eerstvolgende maand na je woon-werkreis of binnenlandse dienstreis.

Elke soort OV-kaart of NS-abonnement die je nu hebt, kun je opzeggen en indien gewenst vervangen door een NS Flex basis kaart. Dit is een gratis abonnement, die je ook kunt gebruiken voor bijvoorbeeld OV-fietsen en privéreizen (die niet met Shuttel worden vergoed). Zodra je je Shuttel-account hebt geactiveerd, ontvang je automatisch de Shuttel-kaart.

In eerste instantie hebben we ervoor gekozen iedereen een kaart aan te bieden omdat het ook handig kan zijn voor medewerkers die minder vaak reizen met het OV, bijvoorbeeld een dienstreis. In februari zullen we in een evaluatie ophalen in hoeverre een ieder gebruik heeft gemaakt van de Shuttel-kaart en of je hem wilt behouden of niet.

Nee dat hoeft niet. In het OV gebruik je de Shuttel-kaart om in te checken; dan wordt je reis automatisch in Shuttel geregistreerd en hoef je verder niets te doen. Alleen de eerste keer geef je in Shuttel aan dat het om jouw vaste woon-werkreis gaat. Daarna herkent Shuttel deze woon-werkreis automatisch zodra je incheckt in het OV. Bij een binnenlandse dienstreis met het OV, gebruik je ook de Shuttel-kaart en merk je in de app de reis aan als ‘zakelijk’.

Het is mogelijk om privé te reizen met de Shuttel-kaart, maar dat hoeft niet. Als je ervoor kiest om er privé mee te reizen, dan zijn deze kosten zijn wel voor eigen rekening. Het is dan verplicht dat je je eigen bankrekening aan je Shuttel-kaart koppelt via de app/Mijn Shuttel. Wanneer je een privérit maakt, geef je (achteraf) het reismotief ‘privé’ aan. De kosten worden nu via je eigen bankrekening geïncasseerd. De woon-werk en zakelijke reizen worden nog steeds direct doorbelast aan de universiteit. Let dus goed op dat je Shuttel eerst een machtiging geeft, voordat je privéreizen met jouw kaart maakt. Zonder machtiging mga je niet privé reizen met de Shuttel-kaart.

Lees na op de Shuttel-website hoe je Shuttel kunt machtigen voor privé-reizen.

Nee dat kan niet, maar je kunt dat wel via de NS Flex basis kaart.

Meer informatie over het mobiliteitsbeleid en de bijbehorende vergoedingen vind je op de volgende pagina’s:

• Woon-werkverkeer
• Thuiswerkvergoeding  
• Tegemoetkoming kosten internetgebruik
• Vergoeding binnenlandse dienstreis
• Kilometervergoeding Keuzemodel

Bij vragen over de registratie van je reizen kun je vraag stellen aan Shiuttel via de support website. Je kunt ook contact opnemen via de mail advies@shuttel.nl of telefoon: 033 – 3034600.