Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Als docent ben je verplicht om te handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

• Bekijk de belangrijkste informatie over de AVG.
• In dit wegwijsboekje (Engelstalig) vind je meer detailinformatie over hoe je hier als docent mee om kunt gaan.

Delen van studentgegevens

Het verwerken van studentgegevens, zoals studentenlijsten of tentameninformatie, maakt deel uit van je werk. Deze bestanden bevatten vaak persoonsgegevens, waaronder soms gevoelige informatie zoals ziekmeldingen of aanvragen voor tijdsverlenging. Het is cruciaal dat je deze gegevens veilig en bewust behandelt om de privacy van studenten te beschermen.

Een paar belangrijke tips:

• Anonimiseer waar mogelijk en deel alleen essentiële data.
• Ga voorzichtig om met informatie over ziekmeldingen, dit is medische informatie.
• Deel gegevens alleen met ontvangers die toegang zouden moeten hebben, zoals collega-docenten en surveillanten.

Veilige tools

• Maak gebruik van de door de universiteit goedgekeurde tools zoals SURFdrive en OneDrive voor opslaan en delen van studentgegevens. Dit zijn veilige platforms die voldoen aan de privacywetgeving.
• Moet je data delen via e-mail? Gebruik SURFFilesender om te linken naar het bestand en deel een wachtwoord in. Zet geen persoonsgegevens in de email zelf of in een bijlage.
• Verwijder lijsten nadat deze niet meer nodig zijn.
• Gebruik geen externe software voor het verwerken of opslaan van deze gegevens.

Studenten veilig laten samenwerken

Wanneer studenten samenwerken aan opdrachten, gebruiken ze vaak software waar ze gewend aan zijn zoals Google Docs of WhatsApp. Deze tools zijn niet altijd veilig in termen van persoonsgegevensbescherming en voldoen niet altijd aan de AVG. Veel studenten weten niet dat ze via hun studentenaccount gratis gebruik kunnen maken van veilige programma's zoals die in Office 365.

Help studenten veilig (samen) te werken met onderstaande tips. Je kunt deze ook op Brigthspace plaatsen:

• Gebruik voor deze opdracht Office 365. Met je studentenaccount (s+studentnummer@vuw.leidenuniv.nl) heb je hiermee gratis toegang tot programma’s als Word, Powerpoint, Excel en One Note.
• Werk samen met studiegenoten via Teams, waarmee je kunt chatten, (video)bellen en documenten delen.
• Sla je bestanden op en deel ze veilig via OneDrive. Samen houden we de universiteit veilig en vertrouwelijk.

Veilig werken

Het is belangrijk dat je ook buiten het delen van studentgegevens veilig werkt. Denk hierbij aan het herkennen van phishing-e-mails, het gebruik van sterke wachtwoorden en het vermijden van onbeveiligde netwerken. Zorg dat je op de hoogte bent van het informatiebeleid en tips voor veilig werken.

Door zorgvuldig om te gaan met studentgegevens en gebruik te maken van de juiste tools beschermingsmechanismes, waarborgen we de privacy en veiligheid van onze studenten en onszelf.

Meer informatie

Voor vragen kun je terecht bij de Privacy- en Security Officers.