Medewerkersprofielen
Profielen bevatten gegevens van de werknemers van de Universiteit Leiden. Op de website zie je een aantal van deze gegevens: de naam, werklocatie, de functie en ORCID iD, publicaties, activiteiten en nevenwerkzaamheden.
Je kunt deze gegevens aanvullen met een foto, een profielbeschrijving, onderzoeksprojecten waaraan deze persoon deelneemt e.d. Als er geen foto is opgenomen bij de persoon, dan komt er in de detailpagina en de overzichtslijst een standaard ‘no photo’-afbeelding.
Iedereen met een gepubliceerd profiel kan ook gekoppeld worden aan een bericht of een pagina op de site. De gekoppelde persoon zie je dan rechts op de pagina staan in een blokje.
Profielen aanmaken en aanpassen
Je kunt Profielen niet zelf in Hippo aanmaken, ze komen ‘binnen’ via SAP en ULCN en er wordt dan zowel in het Engels als het Nederlands een profiel aangemaakt; op dat moment is de werknemer nog niet gekoppeld aan een faculteit of organisatie-onderdeel (dat moet je als redacteur zelf doen).
Als een werknemer uit dienst gaat of overlijdt wordt deze automatisch gedepubliceerd; hij of zij wordt dan niet meer ‘gevonden’ als er op de naam wordt gezocht.
Een profiel vind je in de map Gedeelde content (nl) > Profielen > Medewerkers. De Engelstalige profielen staan in Gedeelde content (en) > Profiles > Staffmembers. Daarbinnen zie je mappen en submappen met letters, hierin worden de medewerkers op de roepnaam (of als die er niet is, op de voorletters) gesorteerd. Het snelste vind je een medewerker door te klikken op de map Profielen en boven in de mappenstructuur in het zoekveld de naam in te typen. Druk dan op het vergrootglas of op de Enter-knop.
Klik op Bewerk om gegevens te wijzigen of toe te voegen.
Onderwerpen
Hieronder zie je een lijst van de onderdelen die uit SAP/ ULCN komen en die niet aangepast kunnen worden in Hippo. De gegevens worden automatisch gevuld; als ze niet kloppen moet de werknemer zelf contact opnemen met P&O (Roepnaam kun je wel zelf aanpassen via SAP Self Service (zie Medewerkersprofiel: veranderen van voorletters naar voornaam).
|
ID* |
Medewerkersnummer van SAP |
|
Accountnaam / Accountname |
ULCN-accountnaam |
|
Zoekomschrijving / Search description |
Wordt niet gebruikt |
|
Type |
Type functie |
|
Initialen / Initials |
De voorletters |
|
Titulatuur prefix / title prefix |
Titel die voor de naam komt te staan zoals Prof.dr. |
|
Titulatuur postfix / title postfix |
Titel die achter de naam komt te staan zoals BA. |
|
Geslacht / Gender |
Wordt aangegeven met M of V |
|
Eerste aanstelling / Primary workforce
|
Op de website is dit terug te zien op het profiel onder ‘contact’. Als een medewerker aanstellingen heeft bij twee faculteiten dan moet je aan Functioneel Beheer vragen de tweede faculteit er aan te koppelen. |
|
Nevenwerkzaamheden / Additional functions |
De nevenwerkzaamheden kunnen via selfservice van SAP worden ingevuld |
Vuistregels voor een goede foto
Laten we voorop stellen dat een foto van iedere wetenschapper erg wenselijk is. Maar zoals we weten is de ene foto de andere niet. Zorg daarom voor een goede foto met professionele uitstraling. Geen vakantiefoto of foto met een drukke achtergrond. Het liefst een foto met een neutrale achtergrond waarbij de ogen netjes in het midden staan en er niet teveel of te weinig is ingezoomd.
Toevoegen van de foto
Door op Selecteer te klikken kun je een portretfoto (200 x 250 px) toevoegen aan het profiel. Foto’s staan in de beeldbank in map ul2 > Portretten. Als er nog geen portretfoto is, kun je deze uploaden (zie handleiding Afbeeldingen). Vergeet dan niet om een gemakkelijk vindbare naam te geven aan de foto, bijvoorbeeld Piet_de_Jong, en het in de juiste faculteitsfolder te zetten.
Overzicht / Overview, Profiel / Profile, Contact, Publicaties / Publications en Nevenwerkzaamheden / Additional functions worden op de site weergeven als tabbladen bij de werknemer en worden alleen getoond als ze gevuld zijn.
Tabblad Overzicht
Maak Tabblad Overzicht alleen aan als je contentblokken wilt tonen! Dit doe je door een tekst in te vullen bij het vak Overzicht. Contentblokken verschijnen niet als het veld Overzicht leeg is.
Het overzicht tabblad wordt alleen gebruikt om verschillende contentblokken te tonen. Dit zijn bijvoorbeeld een Twitterfeed van de persoon, een Automatische lijst van nieuws van het instituut of de faculteit waar de persoon werkzaam is, een personenblok met medewerkers, een automatische lijst van bijbehorende promovendi of linkjes naar onderzoekpagina’s o.i.d.
Zie uitleg over contentblokken in de aside van deze pagina.
Tip: Je kunt via het contentblok "automatische lijst: promovendi" ervoor zorgen dat alle promovendi die onder een wetenschappersprofiel vallen, worden getoond. Let er daarbij wel op, in het kader van de AVG, dat de persoon hiervoor toestemming heeft gegeven.
Tabblad Profiel
Bij Profiel kun je een biografie invullen. Dit kan een beschrijving van interessegebieden of onderzoek zijn, of een overzicht van een (academische) carrière en alle ontvangen prijzen. Vul hier geen overzicht van publicaties in!
Zie de handleiding Hippo-editor voor meer informatie over het invullen van het tekstvak.
Tabblad Publicaties en Activiteiten
Hoewel publicaties en activiteiten worden weergeven op de corporate site, staan deze niet in Bloomreach. Publicaties en Activiteiten worden bijgehouden in Converis/ Lucris. Wanneer een medewerkersprofiel wordt opgevraagd, worden de publicaties en activiteiten opgehaald uit Converis.
In Bloomreach kun je dus geen publicaties en activiteiten toevoegen of veranderen.
Tabblad Nevenwerkzaamheden
De nevenwerkzaamheden kunnen door de medewerkers zelf in de Self Service worden ingevoerd.
Deze instructie kun je geven aan medewerkers die hun nevenwerkzaamheden willen aanpassen:
- Ga naar Self Service.
- Klik op Nevenwerkzaamheden
- Druk op Opslaan en terug om de wijziging te bevestigen.
Personeelscategorie
Hier kun je een categorie aanvinken, dat mogen er ook meerdere zijn.
Vul voor een hoogleraar ALTIJD (ook) de categorie ‘Wetenschapper’ in; deze wordt namelijk gebruikt om het overzicht van wetenschappers te laten zien op de site.
Verder zie je categorie eventueel terug in het Overzicht Medewerkers (als die getoond wordt bij de faculteit of instituut) (het label waaronder deze getoond worden mag je zelf kiezen; in onderstaand voorbeeld worden hoogleraren getoond onder het label Wetenschappers).
Trefwoorden
Je kunt algemene, academische en OBP-trefwoorden toevoegen aan een medewerkersprofiel. Bij "Algemene trefwoorden" en "OBP-trefwoorden" kun je zelf geen nieuwe trefwoorden toevoegen, je kunt alleen kiezen uit de suggesties die verschijnen zodra je 2 tekens hebt ingetikt.
Wetenschappelijke trefwoorden kun je wel toevoegen. Let erop dat je één trefwoord per veld doet (een trefwoord kan uit meerdere woorden bestaan).
Je kunt hier trefwoorden invullen die gerelateerd zijn aan het onderzoeksgebied van de persoon in kwestie.
Klik op "Toevoegen" om een trefwoord toe te voegen.
(Rechts bovenaan pagina) Contactgegevens zichtbaar
Met dit vinkje kun je bepalen of de contactgegevens van een persoon wel of niet zichtbaar zijn op de website. Als de contactgegevens niet zichtbaar mogen zijn, haal dan het vinkje weg.
Meta title & Meta description
De meta informatie is bedoeld voor zoekmachines zoals Google. Als de meta title is ingevuld, wordt deze titel getoond bij zoekresultaten in zoekmachines. Zo niet, dan wordt de gewone titel gebruikt.
Hetzelfde geldt voor de meta description. Wanneer je hier iets invult, wordt dit de omschrijving die je ziet bij zoekomschrijvingen bij een zoekmachine. Dit hoeft niet per se ingevuld te worden: als het leeg is worden de velden titel en intro gebruikt door het systeem.
Organisatieonderdeel
Klik op ‘selecteer taxonomietermen’.
Nu verschijnt de taxonomiezoeker. Kies het instituut waar de persoon werkt. Ga zo diep mogelijk: als iemand b.v. werkt bij het Instituut voor Publiekrecht, kies dan Instituut voor Publiekrecht, en kies ook Rechtsgeleerdheid.
Gerelateerde opleidingen
Klik op ‘Selecteer taxonomietermen’. Zet dan vinkjes bij opleidingen die gerelateerd zijn aan de onderzoeker, of opleidingen waarbij ze les geven.
Gerelateerde onderzoek links
Je moet bij de medewerker handmatig alle onderzoeksprojecten koppelen als je wil dat deze automatisch bij bijv. Agenda tevoorschijn komen als je de persoon als ‘Gerelateerde wetenschapper’ koppelt.
Klik op de + Toevoegen knop om een project, output of faciliteit te koppelen aan de medewerker.
Als je een onderzoeksproject toevoegt, koppel het dan met een item in de Onderzoeksprojecten folder. Hetzelfde geldt voor Onderzoeksoutput en Onderzoeksfaciliteiten.
Toevoegen promotor
Het is mogelijk om bij promovendi een promotor te koppelen. Deze worden in de front-end in de aside van het medewerkersprofiel getoond. Daarnaast wordt het - door een promotor hier te koppelen - ook mogelijk om op de profielpagina van een promotor een overzicht te tonen van de bijbehorende promovendi. Zie hiervoor Automatische lijst: promovendi.
Het toevoegen van een promotor verloopt hetzelfde als het toevoegen van een persoon via het personenblok.
Deze instructie kun je geven aan medewerkers die in plaats van hun voorletters hun naam willen tonen op hun profielpagina:
- Ga naar Self Service.
- Klik op Eigen gegevens en vervolgens op het potloodje dat naast uw naam en geboortedatum staat.
- Vul in het veld Roepnaam uw voornaam in.
- Druk op Opslaan en terug om de wijziging te bevestigen.
Voor meer details kunt u de handleiding Aanpassen voornaam op profielpagina raadplegen.
Wil je een wetenschapper die uitdienst is toch nog vermelden op een pagina, bijvoorbeeld als spreker of gerelateerde wetenschapper? Dat kan. Zie Blijven tonen van medewerker die uitdienst is.
De volgende velden kun je hiervoor gebruiken:
- Tonen na uitdiensttreding
- Vink dit veld aan om links naar deze medewerker te blijven tonen na uitdiensttreding
- Link na uitdiensttreding
- Vul een externe link in (bijv. LinkedIn-pagina) die getoond moet worden na uitdiensttreding.