Vidatum is de nieuwe projectbeheer tool van de Universiteit Leiden voor extern gefinancierde onderzoeksprojecten. Vidatum heeft als doel het optimaal ondersteunen van onderzoekers en ondersteuners bij het aanvragen, het beheren en het verantwoorden van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De Vidatum tool bevat functionaliteiten voor financiële projectbeheersing, het goedkeuringsproces (RfA) en voor het voorbereiden van subsidieaanvragen (pre-award). Ook kunnen er met Vidatum managementrapportages worden opgesteld en is er een module voor urenregistratie.

Een belangrijk deel van het wetenschappelijk onderzoek van de Universiteit Leiden wordt uitgevoerd in extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De competitie en complexiteit voor het aanvragen, beheer en verantwoorden van deze projecten neemt toe. Deze toenemende complexiteit vraagt om gestroomlijnde werkprocessen en systemen om de werklast van onderzoekers en ondersteuners te verminderen. Om te kunnen voldoen aan de (financiële en niet-financiële) eisen voor projectbeheersing en -verantwoording heeft de Universiteit Leiden via een Europese aanbesteding Vidatum geselecteerd als nieuwe projectbeheer tool voor onderzoeksprojecten.  

De Universiteit Leiden heeft na een oriëntatiefase, waarin met een uitgebreide groep van collega's de eisen en wensen van de organisatie in kaart zijn gebracht, een projectbeheertool voor onderzoekprojecten aangeschaft na een openbare Europese aanbesteding waarbij alle potentiële leveranciers van tooling hun oplossingen en dienstverlening konden aanbieden. Op de aanbesteding hebben vier leveranciers zich ingeschreven en een offerte uitgebracht. Deze offertes zijn beoordeeld door een beoordelingscomité met vertegenwoordigers vanuit diverse faculteiten, instituten, diensten en specialismen. Daarnaast zijn alle vier de tools in een testopstelling door een brede groep van potentiële gebruikers getest op gebruiksvriendelijkheid. Op basis van deze kwalitatieve beoordelingen gecombineerd met de prijs is de leverancier Vidatum, met hun gelijknamige tool geselecteerd.

De software van Vidatum helpt onderzoekers en onderzoeksondersteuners bij het voldoen aan de eisen van financiers met betrekking tot het verwerven, uitvoeren en verantwoorden van extern gefinancierd onderzoek. Hierdoor kunnen zowel onderzoekers als onderzoeksondersteuners hun werk makkelijker en sneller doen, bijvoorbeeld doordat alle projectgegevens en documentatie op een plek bij elkaar staan. Vidatum biedt projectleiders ook actueel inzicht in het projectbudget, het helpt om compliance risico’s te beheersen en het biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden en sturingsinformatie. De implementatie van Vidatum zal ook bijdragen aan het proces om te komen tot verbetering van de processen en werkwijzen en om kennis hierover te delen.

Voor het inrichten van Vidatum is een aantal werkgroepen en een klankbordgroep samengesteld met vertegenwoordigers uit verschillende faculteiten en disciplines. De implementatie van Vidatum zal naar verwachting anderhalf jaar in beslag nemen en vindt gefaseerd plaats. De Faculteit Sociale Wetenschappen en de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen worden in de tweede helft van 2024 de eerste gebruikers van Vidatum. 

Iedereen die betrokken is bij het verwerven, opstarten en uitvoeren van extern gefinancierde onderzoeksprojecten krijgt toegang tot Vidatum. De relevante gebruikersgroepen worden hierover vanzelf geïnformeerd. Uiteraard wordt de vertrouwelijkheid van de informatie gewaarborgd. Er kan met het eigen universiteitsaccount ingelogd worden op het systeem. 

Neem voor vragen en suggesties contact op met Robbert Bosch, projectmanager implementatie Vidatum (r.a.bosch@bb.leidenuniv.nl).