Vergoeding buitenlandse dienstreis
Als je voor je werk naar het buitenland reist, kun je de kosten voor logies, maaltijden, kleine uitgaven en vervoer vergoed krijgen. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het land waar je heen reist. Je moet toestemming hebben van je leidinggevende voor een buitenlandse dienstreis.
Als je een buitenlandse dienstreis maakt, dan heb je vooraf toestemming nodig van de universiteit. Regel je aanvraag minimaal 8 weken van tevoren. Lees meer>>>>
Hoe je een buitenlandse dienstreis boekt, wordt uitgelegd in Boek een buitenlandse dienstreis.
Vergoeding
Bij een buitenlandse dienstreis vergoeden we deze kosten:
- Openbaar vervoer (tweedeklas) is de standaard. De meeste internationale dienstreizen worden gemaakt met het openbaar vervoer in de laagste maar veiligste reisklasse. Dit betekent normaal gesproken tweedeklas of economy reizen. We maken een uitzondering voor treinreizen van meer dan 500 km of langer dan zes uur.
- Als je in een hogere klasse wilt reizen, bijvoorbeeld om gezondheidsredenen, moet je vooraf toestemming vragen. Als je toestemming krijgt, worden de betreffende kosten vergoed. Deze toestemming wordt alleen in uitzonderlijke gevallen verleend.
- Treinreizen zijn de norm voor bestemmingen die binnen zes uur per spoor bereikbaar zijn. Gebruik onze Travelmap (ook beschikbaar als PDF) om te zien hoe snel je Europese bestemmingen per trein kunt bereiken. Wil je een langere treinreis maken? Je kunt een eersteklas treinticket of een slaapplaats in een nachttrein boeken als je bestemming verder dan 500 km ligt of als je er langer dan zes uur over doet om er te komen.
- Als je reist met je eigen vervoersmiddel of met een taxi of huurauto, krijg je een vergoeding als je toestemming hebt om deze vorm van vervoer te gebruiken. De vergoedingen en voorwaarden zijn dezelfde als voor binnenlandse reizen. Houd een logboek bij van je kilometers en voeg dit toe aan je declaratie.
- Voor verblijfkosten, maaltijden en kleine uitgaven gelden vaste vergoedingen. Je moet ook aan een aantal voorwaarden voldoen.
Bekijk de vergoedingstarieven en de voorwaarden
De rijksoverheid bepaalt de hoogte van je vergoeding. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van het land waar je heen reist en bestaat uit vijf componenten:
- Urencomponent voor kleine uitgaven voor ieder uur dat de dienstreis duurt
- Logiescomponent als je voor de dienstreis ergens moet overnachten
- Ontbijtcomponent
- Lunchcomponent
- Dinercomponent
Voorwaarden
Je ontvangt de vergoedingen voor ontbijt, lunch, diner onbelast en ongeacht de hoogte van de door je gemaakte kosten, mits je voldoet aan de volgende voorwaarden:
- Je hebt deze kosten daadwerkelijk gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.
- Bij je declaratie hoef je geen bonnen voor je uitgaven in te dienen.
- Ontbijt (tussen 6.00 en 8.00 uur), lunch(tussen 12.00 en 14.00 uur) en diner (tussen 18.00 en 21.00 uur) vallen binnen de dienstreis.
- Duurt je dienstreis langer dan 60 dagen in één bepaalde plaats? Dan halveren we met ingang van de 61e dag de vergoedingen voor kleine uitgaven, ontbijt, lunch en diner.
Urencomponent
Voor de urencomponent hoef je evenmin bonnen in te dienen. De urencomponent ontvang je voor kleine uitgaven voor ieder uur dat de dienstreis duurt. Ook bij de urencomponent halveren we de kosten bij een reis langer dan 60 dagen vanaf de 61e dag.
Logiescomponent
Voor de logiescomponent moet je wel bonnen indienen. Je declareert je kosten via Self Service. Het maximum bedrag per overnachting dat we vergoeden vind je in de tarieflijst.
Declareer je dienstreis
Het indienen van declaraties doe je zo:
- Declareren van je reis- en verblijfkosten doe je via Self Service.
- Log in op Remote Werkplek.
- Kies SAP Self Service.
- Gebruik je geen universitaire computer, ga dan naar Remote werkplek om in te loggen in Self Service.
- Dien je declaraties in het lopende kalenderjaar in, maar uiterlijk 3 maanden na afloop van het kalenderjaar.
- Zorg ervoor dat je je betaalbewijzen in de vorm van bijvoorbeeld originele bonnen digitaal bij de hand hebt.
- Voordat je reist naar het buitenland, regel je toestemming van je leidinggevende. Je activiteitenhouder en je budgethouder moeten in alle gevallen je declaratie goedkeuren.
- Let op: Je boeking via Uniglobe stuurt Uniglobe rechtsreeks door naar de universiteit. Je hebt hier geen omkijken naar. Heb je de boeking bij Uniglobe betaald met je eigen creditcard, maar zijn de kosten toch voor rekening van de universiteit? Dan kun je je declaratie uiteraard indienen.
Declaraties van personeel dat niet in loondienst is >>
Boeken buitenlandse dienstreis via Uniglobe
Als je een buitenlandse dienstreis maakt, boek je je reis via Uniglobe. De originele factuur stuurt Uniglobe door naar de universiteit. Je hebt hier geen omkijken naar.
Reis je met de trein en boek je de treinreis via een andere reisorganisatie dan Uniglobe, dan kun je via Self Service een voorschot aanvragen voor de te maken kosten. Je moet dan wel binnen 6 weken na afloop van de dienstreis je declaratie indienen.