Interne communicatiemiddelen

Bij een organisatie die zo groot is als de Universiteit Leiden is interne communicatie van groot belang.

Website en nieuwsbrieven

Ons belangrijkste interne communicatiemiddel is deze medewerkerssite. Informatie over de redactie vind je op de pagina over webredactie.

Daarnaast ontvangen alle medewerkers elke dinsdag een nieuwsbrief met informatie over wat er speelt.

Tips?

Heb jij interessant universitair nieuws voor je collega’s of suggesties voor de medewerkerswebsite of nieuwsbrief? Neem dan contact op met de centrale medewerkersredactie via medewerkersportal@leidenuniv.nl.

Universiteit Leiden in het nieuws

Wil je weten wat er in de media over de universiteit, haar onderzoekers en studenten wordt geschreven? Meld je dan aan voor de digitale knipselkrant 'Universiteit Leiden in het nieuws'. De links in het overzicht vervallen na drie maanden. Wil je een artikel voor eigen gebruik archiveren, maak dan meteen een kopie.

Narrowcasting

Narrowcasting is een van de interne communicatiemiddelen van de universiteit. In de gebouwen vind je beeldschermen waarmee de universiteit informatie verspreidt die specifiek van toepassing is op studenten en medewerkers in dat gebouw. Deze manier van communiceren noemen we narrowcasting. De universiteit gebruikt momenteel twee soorten narrowcastingsystemen: de beeldschermen in koffieautomaten en beeldschermen bij gebouwingangen.

De koffieschermen zijn bedoeld voor dynamische content. Door informatie op een visueel aantrekkelijke manier te verspreiden op drukbezochte locaties vangen deze schermen meteen de aandacht. De programmering bestaat uit twee delen: er is een algemeen deel voor berichtgeving over duurzaamheid, gezondheid en veiligheid en een facultair deel voor communicatie richting studenten en medewerkers van de faculteit. De schermen worden beheerd door het UFB. Decentrale communicatieafdelingen verzorgen content voor het facultaire deel.

Als je wat wil delen op de koffieschermen kun je contact opnemen met de communicatieafdeling van jouw faculteit. Zorg ervoor dat de content die je aanlevert altijd het formaat 1920 bij 1080 pixels heeft.

We gebruiken de beeldschermen bij gebouwingangen hoofdzakelijk voor statische informatie, zoals informatie uit het zaalreserveringssysteem (ZRS), openingstijden van gebouwen of dienstregeling van het openbaar vervoer. Voor vragen of meer informatie over de gebouwingangschermen, kun je contact opnemen met de communicatieafdeling van jouw faculteit.

Uitleg: onze website

Allereerst, onze website lijkt een geheel, maar bestaat uit afzonderlijke delen. In communicatie met de redactie is het daarom goed om onderstaand even door te nemen. Zo weten we zeker dat we het over hetzelfde hebben.

Gericht op de algemene bezoeker, de ‘buitenwereld’. Hier worden nieuws en evenementen gedeeld, alsmede corporate nieuws. Dit is ook waar je de pagina’s over onze faculteit vindt (inclusief de instituten en social media profielen).

Universiteit Leiden, home

Faculteit der Sociale Wetenschappen, home

De site voor huidige studenten, met studie-informatie en -nieuws. Deze site is ‘context-gestuurd’. Bovenaan de pagina selecteer je jouw opleiding; de site toont vervolgens shows informatie die specifiek is voor dat programma (naast de informatie die relevant is voor alle opleidingen).

Algemene site voor studenten, NL: https://www.student.universiteitleiden.nl

Opleidingsinformatie voor studiekiezers, gepresenteerd per programma, volgens een vast stramien.

Homepage studie kiezen, NL: https://www.universiteitleiden.nl/onderwijs/bachelors
MSc, NL: https://www.universiteitleiden.nl/onderwijs/masters

Bedoeld voor huidige (en toekomstige) medewerkers. Bevat HRM informatie, handleidingen, intern nieuws, etc.

Ook deze site is ‘context-afhankelijk’. Bovenaan de pagina selecteer je jouw organisatie-eenheid; de site toont vervolgens informatie die specifiek is voor die eenheid (plus de informatie die relevant is voor alle onderdelen).

Voor student en onderzoekers.

Interne communicatie is van groot belang, vandaar dat FSW de medewerkers de volgende middelen aanbiedt:

Op de medewerkerswebsite staan alle mededelingen die voor jou relevant kunnen zijn én de nieuwsberichten van onze facultaire nieuwspagina. Kortom: al het nieuws gebundeld op één website. Ook kan je op deze website alle praktische informatie, zoals facilitaire zaken, ICT-handleidingen, informatie over salaris en verlof, procedures en nog veel meer vinden.

Werk je voor het faculteitsbureau dan kun je agenda-items, mededelingen en nieuwsberichten laten plaatsen door de hoofdredacteur. Neem hiervoor contact op met de nieuwsredactie FSW. Zorg dat je materiaal ruim op tijd aanlevert, of tijdig meldt dat er iets aan komt. Wegens grote belangstelling hanteren we minstens 7 dagen voor verwerking.

Binnen je instituut

Werk je voor een van de instituten? Dan is er meestal een eigen communicatieafdeling beschikbaar om berichten door te plaatsen op de website. Zij kunnen ook zorgen dat deze berichten met de faculteit worden gedeeld wanneer relevant, of dat de faculteit wordt aangehaakt wanneer je project interdisciplinair is.

Politieke Wetenschap
Psychologie
Pedagogische Wetenschappen
Culturele Antropologie

Specificatie aanleveren voor nieuwsberichten, mededelingen en agenda-items

Voor alles geldt: wees zo gestructureerd en volledig mogelijk. Dat voorkomt onnodig heen-en-weer mailen. Zorg dat je goed weet wat je je doelgroep wilt vertellen of vragen.

Nieuwsberichten

Denk goed na over de nieuwswaarde, vaak kan het ook als mededeling worden geplaatst
Zorg voor tekst in begrijpelijke taal (B1)
Zet de links naar relevante pagina's erbij in de tekst
Als je beeld aanlevert, zorg dat het rechtenvrij is of dat er afspraken zijn over gebruik van het beeld (bijvoorbeeld naamsvermelding)
Hero-beeld (foto bovenin) moet 880x320 pixels zijn
Beeld in de tekst van voldoende grootte en kwaliteit (kunnen we makkelijker passend maken)
Zet er duidelijk bij welke personen of afdelingen genoemd moeten worden
Bekijk ook voorbeelden van ander nieuws voor inspiratie

Bekijk ook de richtlijnen voor een goed nieuwsbericht in de schrijfwijzer

Mededelingen

Belangrijkste deel van de boodschap direct in eerste alinea
Beeld minstens 880 pixels breed indien nodig (niet verplicht)
Vermeld erbij welke afdeling/contactkaart getoond mag worden
Zet relevante links in de tekst
Wees ook hier zo volledig mogelijk (wie, wat, waar, wanneer, hoe, waarom)

Agenda-item

Wees (wederom) zo volledig mogelijk, stuur alle informatie bij voorkeur in 1x
Stuur beeld mee (minstens 880 px breed)
Sowieso relevant: datum of data, terugkerend of niet, begin- en eindtijd, locatie + zaal
Sprekers: intern of extern (indien extern, graag link naar pagina of profiel elders)
Programma, tijdschema, thema's, workshops, inclusief wie welk onderdeel verzorgt
Aanmeldproces, deadline daarvoor, op welke manier (inclusief Formdesk link)
Doelgroep (studenten, staff, externen)

Bekijk hier ook de richtlijnen voor een goed agendabericht in de schrijfwijzer.

Doelgroep: Medewerkers

De medewerkersnieuwsbrief informeert je over beleid, praktische zaken, faciliteiten, workshops etc. die direct of indirect met het werk te maken hebben. Er is ook ruimte voor interviews, video's en verhalen van collega's. De nieuwsbrief verschijnt eens in de 3 weken, maar vaker als dat nodig is. Zorg dat je input minstens een week van te voren aanlevert! Input na de deadline wordt automatisch doorgeschoven naar de volgende nieuwsbrief indien nog relevant.

Verschijningsdata 2025

Nieuwsbrief medewerkers - 10 januari
Nieuwsbrief medewerkers - 7 februari
Nieuwsbrief medewerkers - 7 maart
Nieuwsbrief medewerkers - 4 april
Nieuwsbrief medewerkers - 2 mei
Nieuwsbrief medewerkers - 30 mei
Nieuwsbrief medewerkers - 27 juni
Nieuwsbrief medewerkers - 25 juli
Nieuwsbrief medewerkers - 22 augustus
Niuewsbrief medewerkers - 19 september
Nieuwsbrief medewerkers - 17 oktober
Nieuwsbrief medewerkers - 14 november
Nieuwsbrief medewerkers - 12 december

Verschijningsdata 2024

Verschijningsdata 2023

Archief 2022

Specificatie aanleveren input voor nieuwsbrief

Mail je input naar de redactie. Geef zoveel mogelijk informatie en wees zo duidelijk mogelijk over de boodschap die je wilt delen. Stuur ook een websitelink mee van een artikel, mededeling, cursus, agenda-item of blog als die er al is.

Berichten in de nieuwsbrief worden éénmalig geplaatst. Herhalingsberichten worden uitsluitend geplaatst als daar dringende redenen voor zijn. Plaatsing is niet gegarandeerd, dit is afhankelijk van de beschikbare ruimte en overige prioriteiten. Dit ter beoordeling van de redactie.

Criteria

Aantal woorden: maximaal 100
De inhoud mag relevant zijn voor alleen één bepaalde groep medewerkers: bijvoorbeeld alleen wetenschappelijk/ondersteunend personeel, alleen docenten of alleen budgethouders. Maar, de inhoud moet wel relevant zijn voor alle instituten.
Schrijfstijl: hanteer een bondige, actieve schrijfstijl met korte zinnen. Gebruik zo min mogelijk afkortingen. Indien nodig zal de redactie inkorten of, in overleg, je tekst reviseren.
Beeld: de diverse items in de nieuwsbrief hebben eigen formaten. Bekijk hierboven ook de vorige nieuwsbrieven om te zien hoe dit eruit ziet.
- Agenda-items: vierkant, 250x250 pixels
- Nieuws bovenaan: geen beeld, of 600x250 pixels
- Wetenschappelijk nieuws: vierkant 300x300 pixels
- Podcast of nieuws onderaan: vierkant 200x200 pixels
Taal: Nederlands en Engels, tenzij je nieuws alleen voor 1 van beide doelgroepen is. Hanteer graag Brits-Engels.

Er zijn verschillende schermen beschikbaar waarop boodschappen voor studenten en/of medewerkers vertoond kunnen worden:

Middelste tv-scherm bij de entree (1920 bij 1080 px), in JPG;
Schermen van de koffiemachines b(1920 bij 1080 px), in JPG; aanleveren wekelijks vóór woensdag voor plaatsing de week erop. UFB update deze op donderdagen.
Media Wall in de hal (1920x4320 px), in JPG.

De redactie maakt deze beelden niet voor je op. Werk je voor een instituut? Vraag het communicatieteam van je instituut om hulp. Werk je voor het faculteitsbureau? Neem contact op met onze content creator. Zorg dat content ruim op tijd wordt aangeleverd, redactie update de schermen niet dagelijks en sowieso niet op vrijdagen.

Voorwaarden voor plaatsing van content

Heb je ideeën voor het communiceren van interne projecten of berichten aan medewerkers van de faculteit? Heb je behoefte aan een event gericht op medewerkers en kom je er niet uit met je eigen afdeling qua organisatie? Wil je posters of flyers verspreiden? Heb je een ander belangrijk bericht voor je collega's en het past niet in de genoemde middelen? Neem dan contact op met marketingcommunicatie@fsw.leidenuniv.nl en we denken graag met je mee.

Lees hier hoe je je profielpagina kunt updaten

Je kunt heel veel zaken aan je profielpagina zelf updaten, of je moet een verzoek indienen bij PSSC. Een nieuwe profielfoto of een aanpassing in de tekst kan via de redactie van je instituut. Werk je voor het faculteitsbureau, dan kan het via de facultaire redactie.

Klik hier voor informatie

Financiën & Inkoop

ICT

Gebouwen & Faciliteiten

Onderwijs

Onderzoek

Communicatie & Marketing

Veiligheid

Selecteer een ander organisatieonderdeel