Als promovendus leg je het manuscript van het proefschrift voor aan de (co)promotoren, die het toetsen aan de gestelde eisen. In overleg breng je eventueel nog wijzigingen aan. Vervolgens dien je het ter goedkeuring in bij de (co)promotoren en krijg je binnen zes weken antwoord. Ook wordt onder hun verantwoordelijkheid een plagiaatcheck uitgevoerd met het programma iThenticate.

Is je proefschrift goedgekeurd? Dan worden decaan en College voor Promoties hiervan op de hoogte gesteld. Als geen goedkeuring wordt gegeven, bespreek je met je (co)promotoren welke aanpassingen noodzakelijk zijn.

Na goedkeuring van het proefschrift leg je ook de bijhorende stellingen voor aan de promotor. Dit zijn er maximaal twaalf: ten minste vier over het onderwerp van het proefschrift; tenminste vier over het betreffende vakgebied; en maximaal vier over onderwerpen naar keuze. 

Houd voor de vormgeving van het proefschrift rekening met de vormgevingseisen.

Na goedkeuring van het proefschrift stelt de promotor de promotiecommissie samen en verzoekt de decaan om deze binnen drie weken in te stellen. Als secretaris wordt één van de leden benoemd, die hoogleraar dan wel UHD met ius promovendi is van de Universiteit Leiden of het LUMC. Je stuurt de secretaris een digitale versie van het proefschrift, of voldoende papieren exemplaren.

Namens de commissie stelt de secretaris vervolgens binnen zes weken de promotor, decaan en College voor Promoties op de hoogte van de beslissing of je tot de verdediging kan worden toegelaten. De decaan geeft aan promotor, pedel, College voor Promoties en jou als promovendus door of je toegang hebt tot de promotie. Daarbij wordt (onder meer) gecontroleerd of promovendi die na 1 januari 2024 zijn gestart een opleidingsplan hebben afgerond.

Verdediging inplannen

Je meldt je bij de pedel voor het plannen van de verdediging van het proefschrift via dit formulier. De pedel stelt – in overleg met jou, de promotor en decaan – een datum en tijdstip voor de verdediging vast.

Paranimfen 

Zorg dat je op tijd je twee paranimfen benadert. Als promovendus ben je zelf  verantwoordelijk voor het maken van afspraken met je paranimfen en het tijdig (laten) versturen van eventuele uitnodigingen voor de promotieceremonie.

Samenstelling oppositiecommissie

Uiterlijk drie weken na goedkeuring van het manuscript doet de promotor een voorstel voor de samenstelling van de oppositiecommissie. De decaan stelt deze vervolgens vast. De promovendus geeft de namen van de leden van de oppositiecommissie door aan de pedel. Indien sommigen niet bij de Universiteit Leiden werken, communiceer je ook waar zij werkzaam zijn. Ook geef je door wie de laudatio zal uitspreken. 

Communicatie, persvoorlichting en lekenpraatje

Lever minimaal vier weken vóór de promotiedatum een korte publiekssamenvatting van het proefschrift via een online formulier. Deze tekst wordt bij het agendabericht geplaatst.

Wil je je onderzoek graag delen met een breed publiek en daar bijvoorbeeld de media voor opzoeken? Voor persvoorlichting kan je een beroep doen op de communicatieafdeling universiteit. Voor mediaopnames tijdens de verdediging vraag je toestemming aan het College voor Promoties (via de secretaris).

Voor je verdediging bereid je ook een lekenpraatje voor. Je kunt hier eventueel een digitale presentatie bij gebruiken: stuur deze een week voor de verdediging op naar de audiovisuele dienst. 

Receptie na verdediging proefschrift

Na afloop van je promotieceremonie kun je een receptie organiseren in het Academiegebouw. Neem hierover contact op met het bedrijfsbureau Partycatering van het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB). 

Ben je toegelaten tot de verdediging en is de promotieceremonie ingepland? Minimaal twaalf weken voor de promotiedatum leg je het niet-wetenschappelijke deel van het proefschrift ter goedkeuring voor aan de decaan. De titelpagina en de achterkant leg je daarnaast voor aan de pedel. Na hun goedkeuring ga je over tot vermenigvuldiging van het proefschrift.

Je bent als promovendus zelf verantwoordelijk voor de verspreiding van je proefschrift onder belangstellenden. Daarnaast bezorg je ten minste drie weken voor je promotie voldoende exemplaren van het proefschrift aan:

• de pedel (twee exemplaren van het proefschrift en de los ingevoegde stellingen);  
• de decaan (aantal verschilt per faculteit); 
• de leden van de promotie- en oppositiecommissie; 
• de Universiteitsbibliotheek (twee exemplaren). Lever je proefschrift hier ook digitaal aan voor opname in Scholarly Publications. Daarnaast geef je de universiteit een licentie voor niet-exclusieve openbaarmaking van het proefschrift in digitale vorm, zo nodig met een tijdelijk embargo. 

Voor de publicatiekosten kun je een tegemoetkoming krijgen. Neem voor meer informatie contact op via proefschrift@library.leidenuniv.nl. Raadpleeg de Graduate School voor eventuele andere tegemoetkomingen voor de promotieplechtigheid. 

In het promotieprotocol lees je meer over het verloop van de ceremonie. Voor een impressie kun je het beste zelf eens een promotie bijwonen, of bekijk dit filmpje over de promotieceremonie.

Voorafgaand aan de verdediging houd je een lekenpraatje. Na binnenkomst van het cortège begint de ceremonie. Begeleid door twee paranimfen verdedig je het proefschrift door vragen van de oppositiecommissie te beantwoorden. Deze gedachtewisseling wordt voorgezeten door de prorector.

De oppositie en verdediging vinden plaats in het Nederlands, tenzij jij als promovendus en/of de opponent(en) het Nederlands niet beheersen. Commissieleden die van buiten Leiden afkomstig zijn mogen als eerste opponeren. Na 45 minuten wordt de verdediging beëindigd met het Hora est! van de pedel en de zitting geschorst, waarna de commissie zich terugtrekt voor beraadslaging. Na terugkomst van de commissie wordt het doctoraat verleend en de bul verstrekt. Vervolgens wordt door één van de (co)promotoren de laudatio uitgesproken. 

Je promotor licht je in over de gang van zaken tijdens de promotieplechtigheid. De pedel geeft eventuele aanvullende informatie. 

Kledingvoorschriften

Voor de promovendus en de paranimfen geldt als dresscode: een rokkostuum met zwart vest, wit strikje en zwarte sokken, of bij de aard van de plechtigheid behorende formele kleding. 

Aanspreekvormen

Tijdens de promotieceremonie worden de volgende aanspreekvormen gehanteerd:

Bijwonen van de ceremonie 

Gasten en geïnteresseerden dienen met de volgende zaken rekening te houden:

• De universiteit verzorgt standaard een openbare livestream van de hele promotieplechtigheid. 
• Kinderen beneden 6 jaar worden niet toegelaten bij de verdediging van het proefschrift. Wel mogen zij aanwezig zijn bij de bevordering tot doctor. Ook kunnen kleine kinderen terecht op de begane grond van het Academiegebouw, waar een rechtstreekse beeldverbinding is. 
• Belangstellenden die niet op tijd in het Groot Auditorium zijn, worden pas binnengelaten na de verdediging, namelijk na de schorsing en vóór de terugkomst van de commissie. 
• Tijdens de verdediging van het proefschrift mag er niet worden gefotografeerd en/of gefilmd. Na hervatting van de zitting is dit wel toegestaan. 
• Bij het Academiegebouw is weinig tot geen parkeergelegenheid. Verwijs gasten daarom naar een van de parkeerterreinen in of rondom het centrum van Leiden.